NCB 2.09 Efficiëntie

Definitie: 

Efficiëntie is het vermogen om tijd, mensen en middelen kosteneffectief in te zetten om de afgesproken resultaten op te leveren en aan de verwachtingen van de belanghebbenden te voldoen.

Efficiëntie omvat ook het gebruik van methoden, systemen en procedures op de meest effectieve manier. Efficiëntie is een belangrijke component van projectmanagement mits het op relevante onderwerpen wordt toegepast.
Om een efficiënt gebruik van alle middelen die het project ter beschikking staan te garanderen, moet het project voor alle activiteiten over een gedetailleerde planning en kostenraming beschikken. Om ervoor te zorgen dat de resultaten aan de verwachtingen voldoen, moet efficiëntie een deel van de cultuur van de organisatie, de projectmanager en het team zijn.
Efficiëntie kan worden verbeterd door training en coaching.

De competentie 2.09 Efficiëntie omvat:

  • 2.09 Principes continue verbetering (Kaizen),
  • 2.09 Voorwaarden voor efficiëntie (Kaizen),
  • 2.09 Basistechnieken voor persoonlijke efficiëntie,
  • 2.09 Uitingen van deze competentie.

Mogelijke processtappen:

  1. Actief streven naar verbetering van gangbare methoden, systemen, processen en structuren die relevant zijn voor het project, het programma of de portfolio.
  2. De noodzakelijke activiteiten plannen, middelen verkrijgen en toewijzen om een bepaalde taak uit te voeren, en een calamiteitenfactor toevoegen waar dat nodig is.
  3. Prioriteiten en acceptabele afwijkingen vaststellen op het gebied van tijd, geld en andere zaken voor het werk dat geleverd moet worden.
  4. Integreer middelen en energiezuinige technologieën in het project en leg verantwoording af over eventuele externe kosten.
  5. De werkuitvoering managen en voortdurend naar besparingsmogelijkheden streven met behoud van de kwaliteit.
  6. De verrichte werkzaamheden en gebruikte middelen bewaken en vergelijken met het projectplan.
  7. Inschatten welke middelen nodig zijn om het project te voltooien.
  8. Rapporteren als de afgesproken in te zetten middelen ontoereikend zijn en gepaste maatregelen voorstellen.
  9. Bij de projectafsluiting de werkelijk gebruikte middelen berekenen en vergelijkbare taken op basis van de nieuwe cijfers herplannen. Voortdurend verbeteringen doorvoeren.
  10. Inzichten vastleggen en communiceren voor benchmarking doelen in andere projecten of deelprojecten.

CAtegorie: NCB