NCB 1.20 Afsluiting

Definitie: 

Afsluiting heeft betrekking op de voltooiing van het project of programma of van een fase van het project, nadat de resultaten van het programma, het project of de fase zijn opgeleverd.

Elke fase van een project of deelproject dient formeel te worden afgesloten met een evaluatie en documentatie van de verrichte fase; er wordt gecontroleerd of de doelen zijn bereikt en aan de verwachtingen van de klant is voldaan. De voorstellen voor de volgende fase(n) van het project dienen te worden gereviewed en eventuele aandachtspunten die een beslissing vergen moeten voor besluitvorming worden voorgelegd aan de juiste instantie.
Als er een formeel contract is getekend, dient bij de afsluiting van het project of programma onder andere het volgende te worden gedaan:

  • overdracht van verantwoordelijkheden van de contractant aan de opdrachtgever,
  • het begin van de garantieperiode
  • gefacturering van de laatste betalingen  .
  • samenstellen van overdrachts/revisiedocumentatie
  • training geven aan degenen die de projectresultaten zullen gaan gebruiken

Dat is belangrijk om ervoor te zorgen dat de samengesteld baten van de investering in het project of programma worden gerealiseerd.
Projectresultaten en opgedane ervaring worden geëvalueerd en leerpunten worden gedocumenteerd zodat ze te gebruiken zijn voor de verbetering van toekomstige projecten. De leden van het projectteam zijn nodig voor nieuwe projecten en dienen formeel te worden gedechargeerd.

De competentie 1.20 Afsluiting omvat:

  • 1.20 Opschonen, afsluiten en overdragen projectdossier,
  • 1.20 Afbouwen van het project en projectteam, vrijgave,
  • 1.20 Identificeren vervolgacties (aanbevelingen vervolgacties),
  • 1.20 Revisiedocumenten,
  • 1.20 Verklaring van acceptatie (gebruikers en beheeracceptatie),
  • 1.20 Oplevering (overdracht, protocol van oplevering),
  • 1.20 Projectverantwoording (projecteindrapport),
  • 1.20 Evalueren van het project (leerpuntenrapport),
  • 1.20 Decharge,
  • 1.20 Inbedrijfsstelling,
  • 1.20 Restpunten, 2e oplevering,
  • 1.20 Onderhoudsperiode, garantieperiode, verborgen gebreken,
  • 1.20 Voortijdige projecteinde/afsluiting.

Mogelijke processtappen

  1. Beginnen met het gebruik van resultaten.
  2. Het projectvoltooiingsproces formaliseren, operationele documenten overhandigen en afspraken maken over een proces om openstaande aandachtspunten op te lossen.
  3. Terugkoppeling van klanten krijgen.
  4. Afspreken van alle over te dragen producten en diensten, bijvoorbeeld overdrachts-/revisiedocumentatie, cursussen en productondersteuning.
  5. Garantievoorwaarden bijwerken en afspreken.
  6. Contracten met contractanten en leveranciers sluiten.
  7. Alle financiële transacties afsluiten en de definitieve kosten bijwerken.
  8. Een afsluitende projectvergadering houden.
  9. Personeelscapaciteiten en andere bedrijfsmiddelen vrijgeven, de projectorganisatie opheffen, decharge verkrijgen uit de projectmanagementrol en de verantwoordelijkheid aan de opdrachtgever overdragen.
  10. Projectdossier archiveren.
  11. De laatste rapportage verstrekken.
  12. De database van leerpunten bijwerken en op toekomstige projecten toepassen.

Publicaties over dit onderwerp:

  • Kuijper, C,. Resultaatgericht vergaderen -Handleiding voor het bereiken van optimaal
    vergaderresultaat (171 p., Academic Service, 2004, ISBN 90 52614644

Categorie: NCB