NCB 1.16 Beheersing & rapportage

Definitie: 
  • Beheersing is gebaseerd op projectdoelen, plannen en contracten. Het meet de werkelijke projectvoortgang en -prestatie, vergelijkt die met de baseline en neemt eventueel noodzakelijke acties ter verbetering.
  • Rapportages bieden informatie en communicatie over de status van het werk aan het project en prognosticeert ontwikkelingen tot het eind van het project of programma. Rapportages bevatten ook financiële audits en reviews van het project.

Wanneer de projectmanager en/of het projectteam zeer ervaren zijn, kan het voor belanghebbenden toereikend en acceptabel zijn te rapporteren 'by exception'. Dat betekent dat alleen een rapportage verschijnt als iets belangrijks moet worden gerapporteerd, in plaats van bewaking via regelmatige status- of voortgangsrapporten.
Beheersing en rapportage van de status van portfolio's wordt uitgevoerd voor de lopende periode en omvat een prognose voor een gepast aantal perioden in de toekomst.
Een geïntegreerd systeem voor projectbeheersing en rapportage dekt alle projectdoelen en de overeenkomstige succescriteria voor de relevante projectfasen en vereisten van alle belanghebbenden.

De competentie 1.16 Beheersing & rapportage omvat:

  • 1.16 Beheerscirkel (Plan-Do-Check-Act),
  • 1.16 Beheers- en rapportageniveaus - afstemming beheers- en rapportagecycli,
  • 1.16 Management by Objectives,
  • 1.16 Principe van 'Management by Exception',
  • 1.16 Toleranties en escalaties,
  • 1.16 Beheersinstrumenten en beheersmechanismen,
  • 1.16 Verschillende rapportages in het project - (voortgangsrapport, fase-eindrapport, afwijkingsrapport, projecteindrapport, leerpuntenrapport),
  • 1.16 Earned Value Analyse,
  • 1.16 Slipcharts,
  • 1.16 Timeboxing, MoSCoW-principe.

Mogelijke processtappen

  1. Een effectief projectrapportagesysteem invoeren.
  2. De projectstatus en -prestatie bewaken op specifieke data
  3. Doelen en plannen analyseren, en eventuele afwijkingen vaststellen; trendprognoses doornemen.
  4. Alternatieven plannen en simulaties doornemen ('what-if' en 'trade-off' analyse)
  5. Correctieve maatregelen ontwikkelen en toepassen.
  6. Zonodig projectdoelen aanpassen.
  7. De projectstatus en -prestatie aan belanghebbenden rapporteren.
  8. De leerpunten vastleggen en op toekomstige projecten toepassen.

Publicaties over dit onderwerp

  • Fröhlichs, G.H.J.M., Project- en costcontrol -De operationele beheersing van
    (multi)projectorganisaties
    (145 p., Kluwer, 2002, ISBN 90 31221929
  • Groote, G.; Hugenholtz-Sasse, C.; Klaassen, D.; e.a., Projecten leiden -Methoden en technieken
    voor projectmatig werken
    (312 p., 14de druk, Het Spectrum, 2005, ISBN 90 27497605
  • Hilgers, F. en Vriens, J., Professioneel presenteren - Handleiding bij het voorbereiden en
    verzorgen van informatieve en overtuigende presentaties
    (130 p., Academic Service, 2003, ISBN 90 52614024
  • Fleming, Q. W.; Koppelman, J. M., Earned Value Project Management
    (141 p., Project Management Institute , 1996, ISBN 1 880410389

Categorie: NCB