Sturen op Samenhang

Herkomst van de theorie

In allerlei adviesopdrachten zijn medewerkers van Twynstra Gudde in de negentiger jaren van de 20ste eeuw gestuit op de beperkingen van projectmanagement. Zowel bij organisatieveranderingen als bij beleidsopgaven bleek de systematische aanpak voor projecten niet te voldoen. Het knelpunt bleek te zijn dat projectmanagers doelen in plaats van resultaten probeerden te bereiken. Doelen zijn echter wezenlijk verschillend van resultaten. Vandaar dat Gert Wijnen programmamanagement heeft ontwikkeld. Dat heeft hij 1994 vastgelegd in een gelijknamig boek. Daarna zijn adviseurs van Twynstra Gudde met het gedachtegoed van programmamanagement verder gegaan. Dat heeft geresulteerd in de gezamenlijke publicatie van Gert Wijnen en Theo van der Tak: Programmamanagement, Sturen op Samenhang, 2002, uitgeverij Kluwer. Een herziene editie is in 2006 uitgebracht. Deze benadering van Twynstra Gudde wordt ook wel aangeduid als Sturen op Samenhang (SOS).

Kern van de publikatie

De auteurs definiëren een programma als ‘een tijdelijke, unieke en complexe verzameling doelen en inspanningen, waaraan mensen met beperkte middelen doelgericht samenwerken’. Net als een project is een programma bedoeld om tijdelijk te zijn. Er komt een moment, hoewel dat niet zo duidelijk is als bij een project, dat ook een programma afgebouwd zal worden. Dat is algemeen gesproken zo wanneer de doelen voldoende dichterbij zijn gekomen. Ook zal het voorkomen dat de prioriteiten van de organisatie wijzigen; ook dan kan een programma (versneld) afgebouwd worden.
 

Uitgangspunten

De theorie is gebaseerd op vier veronderstellingen:

  1. Gewenste situaties in organisaties of in de maatschappij kunnen bereikt worden door de bewuste inzet van maatregelen. Er bestaat een causaal verband tussen de interventie en het organisatorische of maatschappelijke effect,
  2. Programmamanagement is een werkwijze die een organisatie bewust kiest,
  3. Deze werkwijze vereist een goed afgestemd rollenspel tussen opdrachtgever, opdrachtnemer (programmamanager) en anderen,
  4. Medewerkers zijn bereid onderling afspraken te maken over werk, ongeacht hun functie en hiërarchische positie.

Kernprocessen van programmamanagement

De programma-aanpak bestaat uit vijf kernprocessen: programmeren, besturen, autoriseren, organiseren en samenwerken.
Programmeren: is het specificeren van de na te streven doelen, het bepalen van de daarop gerichte inspanningen, het identificeren/bepalen van de ervoor benodigde midden.
Besturen: richt zich op het bewaken van de voortgang van het programma
Autoriseren: besluitvorming over doelen, selectie en prioritering van inspanningen, toewijzing van middelen
Organiseren: alle activiteiten die te maken hebben met het (in)formeel inrichten of regelen van de organisatorische condities voor een effectief en efficiënte uitvoering van het programma, waaronder het eenduidig invullen van de verschillende rollen die in een programma gespeeld moeten worden.
Samenwerken: is essentieel voor en bij de uitvoering van programma’s. Hieronder vallen onder andere het opbouwen en in stand houden van teams, het omgaan met conflicten, het luisteren, feedback geven, overleggen en besluiten nemen.

Inzetbaarheid

Programmamanagement (SOS) kan in alle situaties gebruikt worden waar een of verschillende organisaties het de moeite waard vinden om doelen na te streven. Dat kunnen interne veranderingen zijn, dat ook ook maatschappelijke veranderingen (beleid) zijn. Een opgave als programma aanpakken is een bewuste keuze van een organisatie. Andere werkwijzen (projectmanagement, operationeel management, procesmanagement) zijn duidelijk niet toereikend.
Je komt programmamanagement veel tegen bij:

  • een onoverzichtelijke aantal activiteiten (waaronder projecten) die wel allemaal dezelfde doelen beogen
  • de uitvoering van een gekozen strategie (bijvoorbeeld een nieuw collegeprogramma of een majeure koerswijziging/fusie/integratie van een bedrijf)
  • autonome partijen die gezamenlijk een gebied of een markt willen ontwikkelen.

Gebruik

De SOS-aanpak kan op drie manieren worden gebruikt:

  • een organisatie gebruikt het proces Programmeren om allerlei activiteiten te richten en te focussen op een of meerdere doelen. Dit helpt om prioriteiten te stellen en richting te geven aan activiteiten die anders alle kanten zouden opschieten. Het besturen en autoriseren blijft dan gewoon in de lijn.
  • een organisatie gebruikt wel de drie processen programmeren, besturen en autoriseren. Er is een lichte programma organisatie die de voortgang signaleert en de lijnmanagers adviseert welke bijsturingsmaatregelen genomen zouden moeten worden.
  • een organisatie richt een aparte programma-organisatie in met verregaande operationele bevoegdheden.

Nuttige links