Request for Proposal

Startpunt voor een Request for Proposal (RFP), een offertespecificatie kan liggen in het al bekend zijn van de functionele eisen en wensen. Ook kan een Request for Information (RFI) voorafgaan aan een RFP om juist aan specificaties van de functionele eisen en wensen te komen en een eerste selectie te maken uit een longlist van aanbieders.

Een RFP wordt normaliter naar een select aantal aanbieders, een Shortlist, gestuurd. Deze aanbieders bezien of zij een aanbieding willen doen en zullen deze moeten vergezellen van antwoorden op de gestelde vragen. De klant legt zijn huidige en gewenste situatie uit en geeft eventueel randvoorwaarden. De aanbieder wordt gevraagd om aan de hand hiervan een oplossingsvoorstel (proposal) te geven en deze te doen vergezellen van een kostencalculatie. Afhankelijk van de complexiteit van deze offerte-aanvraagvorm zal er een (senior) vertegenwoordiger/-account manager of bid manager naar moeten kijken. Deze offertetrajecten zijn vaak multidisciplinair, kunnen op delen uitbesteed worden en hebben de kenmerken van een project. Doorlooptijd van een RFP traject is snel één of meer weken. Naast de inhoudelijke beantwoording van de vragen is afstemming nodig om vanuit de aanbiedende partijen tot een verantwoord kwaliteitsniveau te komen en eventuele partnerschappen met derde partijen die betrokken zijn in de aanbieding te sluiten.

Het kan zijn dat naast een RFP een Request for Quotation wordt gedaan. Het kan ook zijn dat het voorstel van de leverancier tevens een bindende offertespecificatie bevat.