Request for Information

Definitie: 

Een Request for Information is een vraag aan potentiële leveranciers om algemene informatie betreffende het bedrijf. Op grond van de antwoorden kan de vrager besluiten om de betrokken leverancier al dan te betrekken bij een 'Request for Proposal'.
.

Als niet geheel duidelijk is wat er allemaal op de markt is, dan kan worden gestart met een oriënterende fase. Dit wordt ook wel Request For Information (RFI) genoemd. In een Request for Information worden aanbieders gerichte vragen gesteld naar hun producten en diensten en kenmerken als leverancier. Het RFI wordt ook wel 'vendor rating' genoemd, hoewel bij een 'vendor rating' ook sprake is van beoordeling op prijs; dit is bij een RFI juist een ontbrekend element.

Normaliter zal naar een groot aantal, in de regel 3-10, leveranciers een dergelijk verzoek worden gedaan om een zo goed mogelijk beeld van de markt te krijgen. De leveranciers die worden aangeschreven, staan op een zogenaamde longlist.

In een RFI worden veelal vragen gesteld over:

  • Mission statement
  • Geschiedenis
  • Producten en diensten
  • Specifieke omzetten
  • Jaarverslagen
  • Juridische eigendomsstructuur
  • Eventuele garanties van banken of holding
  • Referenties bij voorgelegde cases
  • ISO-certificering
  • Procedures of werkinstructies

Bij een Europese aanbesteding worden dergelijke onderwerpen verdeeld in kwalificatiecriteria, selectiecriteria en uitsluitingsgronden of knock out criteria.

Naar aanleiding van de verkregen antwoorden kunnen de functionele eisen en selectiecriteria worden bijgesteld. Op basis hiervan kan ook een budget worden vastgesteld.