PSU

Ook vlak voor fase-overgangen kan een PSU-achtige workshop worden georganiseerd, om het fasebesluit voor te bereiden. De workshop heeft dan niet alleen een vooruitblik-, maar ook een terugblikcomponent.

Deelnemers

Opdrachtgever, Projectmanager, beoogde projectteamleden en eventueel acceptanten of klanten nemen deel aan deze workshop, die wordt geleid door een facilitator. Bij eenvoudige projecten neemt de projectmanager eventueel deze faciliterende rol op zich.

De facilitator is de organisator en voorzitter van de bijeenkomst. Hij/zij bewaakt de agande, zorgt ervoor dat de beoogde resultaten worden bereikt, en heeft oog voor de groepsdynamiek. Zo wordt de projectmanager vrijgespeeld om de inhoudelijke rol (eigenaar van het projectplan, bedenker van de conceptaanpak, leider van het project) ook duidelijk te kunnen spelen en zich niets aan te trekken van zaken als tijd en komt iedereen wel aan bod. Van de facilitator mogen ook goede (brainstorm, discussie, ...) technieken worden verwacht om de kracht van de groep optimaal te benutten.

Resultaat van de PSU

Bij de PSU wordt de kennis van de deelnemers gebruikt om te komen tot een basis projectplan. De PSU wordt georganiseerd net vòòr de goedkeuring van het projectplan. Ter voorbereiding van de PSU zal de projectmanager een eerste conceptversie van het projectplan hebben opgesteld, waarvan eigenlijk alles nog open staat. Doel en resultaat van het project worden bediscussieerd en aangescherpt, waarna aspecten als WBS, projectplanning, projectorganisatie en risico's met elkaar worden uitgewerkt. Andere aspecten van een projectplan zijn facultatief, afhankelijk van het risicoprofiel van het project.

Proces

1. Intake - Facilitator en Projectmanager (opdrachtgever van de PSU) maken afspraken over lengte, plaats, deelnemers, aanpak op hoofdlijnen, eventuele financiën.
2. Voorbereiding - Facilitator kiest de technieken, maakt de detailagenda met alternatieven en organiseert de bijeenkomst. Projectmanager bereidt conceptversie van projectplan voor en nodigt de deelnemers uit.
3. Uitvoering - Deelnemers komen bij elkaar en creëren, onder leiding van de facilitator, de beoogde resultaten
4. Nabewerking - Projectmanager maakt het projectplan af, afgesproken acties worden uitgevoerd
5. Afronding - het projectplan wordt, meestal na nog één keer rondsturen, ter besluitvorming voorgelegd aan opdrachtgever of stuurgroep.

Succes van een PSU

1. Doel en resultaat worden nog eens goed doorgenomen en met elkaar besproken, zodat het bij alle beoogde projectdeelnemers goed op het netvlies staat.
2. Kennis van alle deelnemers wordt gebruikt om de meest geschikte en realistische aanpak te kiezen.
3. Doordat alle beoogde projectteamleden betrokken zijn, is er draagvlak voor de gekozen aanpak. Mogelijke conflicten in de aanpak worden met elkaar besproken. Het is "ons" project, niet langer het project van de projectmanager.
4. Kort en krachtig, na de PSU is het project eigenlijk, op het formele besluit na, gestart. Zeer korte doorlooptijd en lage kosten (zonder workshop is een langduriger en duurder afstemmingsproces noodzakelijk).

Misverstanden

1. Een PSU is niet hetzelfde als een Kick-Off. Een Kick-Off, een bijeenkomst om de projectteamleden te enthousiasmeren, wordt meestal nà goedkeuring projectplan georganiseerd en heeft alleen draagvlak en enthousiasme tot doel. Meer een feestje dan een gemeenschappelijke werkbijeenkomst.
2. Een PSU is niet bedoeld om mensen bij te brengen wat projectmatig werken betekent. Hoewel een kleine opfrissing kàn, als dit het succes van zowel project als PSU vergroot, moet dit geen doel op zich worden. Een PSU is geen training maar een werkbijeenkomst.