Projectsucces- en Faalcriteria

Definitie: 

Het woord projectsucces wordt in verschillende betekenissen gebruikt.
Om te beginnen kunnen we een onderscheid maken tussen succesvol management en een succesvolle uitkomst van een project. Bij succesvol management kunnen we nog best tot de conclusie komen, dat we het project beter voortijdig kunnen stoppen, bv. omdat er geen Business Case meer voor bestaat. Tenslotte kunnen we nog kijken naar de omgevingsvariabelen die projectsucces bevorderen.

Succesvol projectmanagement

Een projectmanager is succesvol in het behandelen van het project, als hij voldoende communiceert en alle problemen tijdig inziet. Teun van Aken heeft onderzoek gedaan naar succesfactoren. Hij geeft aan wanneer de uitkomst van een project succesvol is (zie de volgende paragraaf) en hij geeft aan hoe de projectmanager dat succes tot stand brengt. Zijn centrale opmerking is,dat instrumentgebruik negatief met succes correleert. Later nuanceert hij dat in de zin, dat voor grijpbare (concrete) projecten weinig instrumenten nodig zijn. Wat dan wel? Hij ziet vooral werkstijl als een succesfactor:

  • Werkdiscipline
  • Sturing
  • Adequaat overleg
  • Groepsgeest
  • Doelgericht
  • Goede organisatie
  • Snel.

Voorwaarden voor een succesvol project

Uit een groot onderzoek van White en Fortune onder projectmanagers komen de volgende succesfactoren (in volgorde van belangrijkheid) naar voren bij de opzet en uitvoering van een project:

  • Clear goals/objectives
  • Support from senior management
  • Adequate funds/resources
  • Realistic schedule
  • End user commitment
  • Effective leadership/conflict resolution
  • Flexible approach to change
  • Clear communication channels
  • Taking account of past experience
  • Effective management of risk
  • Contextual awareness
  • Effective monitoring and feedback
  • Recognising complexity
  • Provision of planning and control systems
  • Taking account of external influences
  • Effective team building/motivation
  • Training provision
  • Considering multiple views of project
  • Having access to innovative/talented people
  • Appreciating the effect of human error
  • Support from stakeholder(s)/champion(s)
  • Having a clear project boundary.

Deze factoren zijn veel specifieker, maar als je er goed naar kijkt, gaat het ook hier weer over werkstijl: zorg ervoor, dat alle risicofactoren onder controle zijn.
Succesvolle uitkomst.

Wanner is het projectresultaat succesvol?

Een klassieke definitie van projectsucces is: ‘opgeleverd binnen tijd en geld, en het voldoet aan de eisen’. Tegenwoordig wordt deze definitie als te beperkt gezien. Omdat een project zich in de loop van de tijd ontwikkelt, zal vaak de uitkomst uiteindelijk anders zijn dan datgene wat aan het begin is voorgesteld. Dat heeft tot gevolg:

  • Als je oplevert wat aan het begin bedoeld werd, zullen belanghebbenden ontevreden zijn
  • Als je dat oplevert wat men wil hebben, zal dat vaak afwijken van de startdefinitie

Het gaat dus om de tevredenheid van de belangrijkste belanghebbenden. Nu kan men van mening verschillen over wie er belanghebbend zijn. Ook hier kunnen we een enge definitie hanteren: wie betaalt, bepaalt, dus het gaat om de tevredenheid van de opdrachtgever. Maar, we realiseren een projectresultaat om er iets mee te gaan doen en meestal zal niet de opdrachtgever iets met ons resultaat gaan doen. Na enig nadenken komen we dan op de volgende factoren (weer deels ontleend aan Van Aken):

  • Gebruikers (die moeten het resultaat uiteindelijk winstgevend maken)
  • (Gedelegeerd) opdrachtgever (wie betaalt, bepaalt)
  • Projectleider en projectteam (als die ontevreden zijn is er iets niet goed gegaan)
  • Lijnmanagement (heeft de bemanning voor het project geleverd)
  • Belangengroepen (mogen niet teveel last hebben van ons projectresultaat)