Projectmatig Creëren

De beschrijving van Projectmatig Creëren is gereviseerd en geautoriseerd door Jo Bos, een van de auteurs van het boek Projectmatig Creëren 2.0 dat voor dit hoofdstuk als brondocument is gebruikt.

1      Definitie project

Projecten zijn tijdelijke structuren, gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en middelen, gericht op het realiseren van een concreet resultaat binnen scherpe afspraken over tijd, geld en kwaliteit. Bijzonder aan deze definitie is de nadruk op de ‘flexibele inzet van mensen en middelen’.

2      Kern van de methode

Het commitment van alle betrokkenen staat centraal. Projectmatig Creëren zoekt steeds de verbinding tussen het project en wat voor elk van de betrokkenen persoonlijk van belang is. Alles draait om de balans en de interactie tussen omgeving, persoonlijk leiderschap, samenwerking en structuur.

3      Historie

Projectmatig Creëren is rond 1995 ontstaan binnen het organisatieadviesbureau Kern Konsult door het bundelen van de ideeën van de destijds aan dit bureau verbonden adviseurs over werken in projecten. De ontwikkelaars van Projectmatig Creëren hebben sindsdien het adviesbureau Phaos opgericht. Binnen Phaos wordt de methode verder doorontwikkeld.

4      Scope

Projectmatig Creëren omvat alle aspecten die bij succesvol projectmanagement aan de orde zijn. Daarin onderscheidt de methode zich van concepten die vooral gericht zijn op de technische aspecten van het vak. Naast deze ‘harde’ kant van projecten wordt dan ook veel aandacht besteed aan thema’s als commitment, verbinding, leiderschap, het samenwerken in teams, organisatiecultuur en de relatie met de opdrachtgever en andere belangrijke actoren in de projectomgeving.

Het boek Projectmatig Creëren 2.0 vormt het uitgangspunt van cursussen, adviezen, start-uptrajecten en specifieke aanpassingen van de methode in organisaties.

5      Uitgangspunten

Een project is een creatieproces waarin de betrokkenheid en creativiteit van mensen centraal staan en systemen, de ‘analysis, planning, and control’, een ondersteunende rol vervullen. Het gaat in de kern om het vrijmaken van energie bij de teamleden en andere projectbetrokkenen, wat leidt tot een creatieve productie van hoge kwaliteit. Opdrachtgever en team moeten zich betrokken voelen bij het project(resultaat) om optimaal te kunnen functioneren. Daarbij is sprake van een duidelijke taakverdeling:

• De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het wat: wat is het resultaat van het project en waarvoor moet het gebruikt worden?
• Het projectteam is verantwoordelijk voor het hoe: de inrichting van het project, de samenwerking binnen het team en de systemen die daarbij een rol spelen.

De methode verzet zich tegen de toenemende tendens dat organisaties en dus ook projecten steeds vaker vanuit beheersing en risicovermijding worden gemanaged. Dat laat weinig ruimte voor creativiteit, lef, ondernemerschap en een stevige eigen verantwoordelijkheid van de projectleider.

6      Beschrijving van de methode

Succesvolle projecten kenmerken zich door het in de juiste verhouding inzetten van vier krachten:

• Voedingskracht – ‘Zij-kant’: de mate waarin het project verankerd is in de omgeving, die altijd het bestaansrecht van het project bepaalt. Een gedragen businesscase is hiervoor een van de indicaties.
• Persoonlijke kracht – ‘Ik-kant’: het individu dat met zijn ideeën, creativiteit en visie, maar ook met leiderschap, bewustzijn en commitment bepalend is voor de mate waarin een project succesvol is. Zetten de betrokkenen hun persoonlijke kwaliteiten in en nemen ze tegelijkertijd de volle verantwoordelijkheid voor hun afspraken en gedrag?
• Vormkracht – ‘Het-kant’: het vermogen om de gevisualiseerde oplossingen om te zetten in tastbare resultaten, daarbij volop gebruik makend van het beproefde, ‘harde’ projectinstrumentarium (scope definitie, Work Breakdown Structure, de beheersing van onder andere planning, budget en kwaliteit, en risicoanalyse).
• Samenwerkingskracht – ‘Wij-kant’: de mate waarin betrokkenen bereid en in staat zijn in onderlinge afhankelijkheid iets tot stand te brengen dat het vermogen van elk individu overstijgt.

De verhouding waarin deze elementen binnen een bepaald project aan de orde zijn, is afhankelijk van de specifieke, steeds weer unieke omstandigheden. In die zin is bij ieder project altijd sprake van maatwerk. Projectleiders, opdrachtgevers en andere betrokkenen dienen zich dat voortdurend te realiseren. Het is dan ook vanzelfsprekend dat bij de evaluatie van een afgerond project de vraag ‘wat hebben we ervan geleerd?’ een belangrijke plaats inneemt.

Mensen zijn belangrijker dan methoden en systemen. Maar als mensen goed samenwerken, dan kunnen ze vruchtbaar gebruikmaken van structuren om het beoogde resultaat te bereiken. Daarom pleit Projectmatig Creëren voor een eclectische aanpak van de systematiek. Elk systeem van standaardisatie, hulpmiddelen, afspraken et cetera is toepasbaar, mits het voortbouwt op de krachten binnen het projectteam. Volgens Projectmatig Creëren moet daarbij worden voorkomen dat een systematiek wordt ervaren als een keurslijf dat de creativiteit van het team ten onrechte belemmert. Traditioneel sluiten de systemen en hulpmiddelen van Projectmatig Creëren het meest aan bij de systematiek van ProjectMatig Werken, zowel wat betreft faseren als wat betreft beheersen. Toch blijkt een methode als PRINCE2 goed te integreren met Projectmatig Creëren. Sommige concepten en technieken van PRINCE2 worden daarbij ingezet als invulling van de ‘Het-kant’ (zie figuur 7.1).

Projectmatig Creëren is nadrukkelijk ook geïnteresseerd in niet-rationele aspecten en onvoorspelbaarheid en geeft daarvoor hulpmiddelen. Hieronder vallen ook risico- en kans-management.

7      Beschikbaarheid

De methode is beschreven in de boeken Projectmatig Creëren 2.0 (Bos, Harting, 2006) en PMC Compact (Bos, Harting, Hesselink, 2010). Cursussen, projectstart-up-sessies en projectevaluaties worden begeleid door Phaos Organisatieontwikkeling. Aan de methode verwante onderwerpen worden beschreven in andere boeken (zie: www.phaos.nl).

8      Toepassingsgebied

Projectmatig Creëren is een methode die zijn oorsprong niet vindt in een bepaald vakgebied of branche, maar in een filosofie over hoe organisaties (moeten) werken. Het is dan ook een methode die breed toepasbaar is. Omdat creativiteit een belangrijke rol speelt, zal de kracht van Projectmatig Creëren zich vooral bewijzen bij ‘lastige’ projecten, in termen van onderwerp, werkwijze of omgeving. Zeer uiteenlopende organisaties passen Projectmatig Creëren toe, zoals ingenieursbureaus, (semi)overheid, non-profitorganisaties, banken, multinationals, elektriciteitsbedrijven, wetenschappelijk en toegepast onderzoek, productiebedrijven en instellingen in de gezondheidszorg. Naast Nederland is met de methode ervaring opgedaan in Duitsland en de VS.

De impact van Projectmatig Creëren gaat verder dan het project alleen. Het gaat over mensen in organisaties en raakt daarmee aan alle werkzaamheden die mensen in die organisatie (samen) uitvoeren. De methode heeft invloed op de communicatie over en weer tussen project en permanente organisatie, maar zeker ook op de cultuur van de organisatie.

Steeds meer projecten vinden plaats binnen de context van programma’s. In het najaar van 2011 verschijnt daarom het boek Programmatisch Creëren van de hand van Jo Bos, Hans Licht (auteur van onder meer Programmamanagement – Sturen zonder macht) en Anne Jette van Loon. Daarin wordt het gedachtegoed toegepast op het werken met programma’s.

9      Beheer van de methode

De methode is vastgelegd in:

Bos, J. en E. Harting. (2006). Projectmatig Creëren 2.0. Scriptum Management. ISBN 9789055943999.

Dit boek is gebruikt als brondocument bij de vergelijking met andere methoden.

Literatuur

Bos, J., E. Harting en M. Hesselink. (2010). PMC Compact, Projectmatig Creëren binnen handbereik. Scriptum Management. ISBN 9789055947089 (een handzame samenvatting van Projectmatig Creëren 2.0).

Beheerder van de methode

Phaos Organisatieontwikkeling (www.phaos.nl)

Opleidingen

Open opleidingen Projectmatig Creëren en andere, verwante opleidingen worden verzorgd door Phaos Organisatieontwikkeling, in samenwerking met Intermediair Trainingen. Phaos zelf verzorgt maatwerkopleidingen en implementatietrajecten, waaronder projectstart-up-sessies, coaching, audits en projectevaluaties. Een door Phaos aangeboden masterclass leidt tot een licentie als PMC-workshopbegeleider, met toegang tot ondersteunende materialen op een gebruikersplatform.

Bron

Deze beschrijving is (met toestemming) overgenomen uit:

Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement (2de geheel herziene druk)