Projectmanagement vs. Programmamanagement vs. Portfoliomanagement

PPI

Het boek PPI - Succesvolle projecten zijn geen toeval gaat over het implementeren en professionaliseren van projectmatig management. In één van de eerste hoofdstukken zijn verschillende definities van projectmatig management en verschillende projectmatige initiatieven verzameld:

Kern van de theorie

Projectmatig management - kenmerken

Het eerste kenmerk van projectmatig management is dat er altijd sprake is van een opdracht van de één of andere bevoegde instantie. Deze bevoegde instantie is niet een stuurgroep of iets of iemand anders binnen het projectmatige initiatief; de bevoegde instantie is degene die werkelijk de noodzaak tot verandering voelt. Naar aanleiding van die opdracht wordt een initiatief uitgevoerd: een ‘project’, ‘programma’ of een ‘portfolio’. Maar er zijn ook opdrachten die niet tot een projectmatig initiatief leiden.
Een projectmatig initiatief is een bijzondere vorm van een initiatief, omdat een projectmatig initiatief uniek is met een begin en een eind, en omdat bij een projectmatig initiatief een plan ten grondslag ligt aan de activiteiten die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Dat is het tweede kenmerk van projectmatig management.
Dus een projectmatig initiatief bestaat ten gevolge van een opdracht en een projectmatig initiatief wordt altijd uitgevoerd volgens een plan.
In een organisatie zijn er ook activiteiten die niet binnen het kader van een projectmatig initiatief plaatsvinden. Dit zijn routinematige activiteiten, als er geen plan aan ten grondslag hoeft te liggen om toch voorspelbaar te kunnen zijn. Of dit zijn improviserende activiteiten, als er geen plan aan ten grondslag kan liggen, omdat er bijvoorbeeld geen ervaringsgegevens beschikbaar zijn. En er zijn natuurlijk ook activiteiten die binnen de permanente organisatie worden uitgevoerd, eventueel op basis van een plan. Maar om deze activiteiten gaat het op deze site niet; het gaat hier alleen om projectmatige initiatieven.

Er zijn verschillende varianten van projectmatige initiatieven: planmatige activiteiten, projecten, multiprojecten, programma’s tot en met strategische portfolio’s. De meest bekende van al deze varianten zijn activiteiten, projecten en programma’s, maar ook de term strategisch portfolio als variant van een projectmatig initiatief is belangrijk. De term activiteit wordt hier buiten beschouwing gelaten; de andere varianten worden hierna gedefinieerd.
Met andere woorden, het begrip projectmatig initiatief is een containerbegrip voor de begrippen planmatige activiteiten, projecten, multiprojecten, programma’s en strategische portfolio’s.

Project Volgens het Van Dale woordenboek is een project een ‘zaak die men denkt uit te voeren of te onderzoeken in een instelling, bedrijf, werkgroep enzovoorts’.
Hier wordt een specifiekere definitie gebruikt:
‘Een project is een tijdelijke organisatie dat wordt gekenmerkt door het feit dat een benoemd doel bereikt moet worden, dat de beoogde resultaten duidelijk en eenduidig bepaald zijn en dat de benodigde activiteiten gepland kunnen worden in tijd, budget en resources.’
Deze definitie lijkt sterk op andere gangbare definities van het begrip ‘project’, zoals de definitie van BS ISO10006:
‘A project is a unique set of coordinated activities, with definite starting and finishing points, undertaken by an individual or organisation, to meet specific objectives, within defined time, cost and performance parameters.’
(Een project is een unieke set van gecoördineerde activiteiten, met vastgestelde begin- en eindpunten, uitgevoerd door een individu of organisatie, om specifieke doelen te bereiken binnen een vastgestelde tijd, een vastgesteld budget en binnen vastgestelde randvoorwaarden.)
Er zijn enkele variaties op dit thema, zoals de nadruk op de Business Case in de projectmanagementmethode ‘PRojects IN a Controlled Environment’ (PRINCE2):
‘A project is a management environment that is created for the purpose of delivering one or more business products according to a specified Business Case.’
(Een project is een management omgeving die is opgezet met als doel één of meer bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecificeerde Business Case.)
Kenmerkend voor een project is bovendien dat het de mogelijkheid geeft om integraal te werken, dat wil zeggen dat meerdere domeinen samen aan het beoogde resultaat werken.

Programma Dan is er de definitie van het begrip ‘programma’. Van Dale definieert een programma als een ‘geheel van activiteiten voor een bepaalde tijd’.
Hier wordt een andere definitie gehanteerd:
‘Een programma is een omvattende inspanning, bestaande uit een aantal initiatieven (projecten en/of activiteiten) met een gemeenschappelijk doel. Dit doel kan slechts worden uitgedrukt in bedrijfsdoelstellingen en wordt verantwoord door middel van een Business Case. Het programma betreft een verandering van bedrijfsprocessen die, per definitie, meer behandelen dan één functioneel gebied.’
Deze definitie lijkt op de definitie van ‘programma’ in de methode voor programmamanagement ‘Managing Successful Programmes’ (MSP):
‘A programme is a portfolio of projects and activities that are coordinated and managed as a unit such that they achieve outcomes and realise benefits.’
(Een programma is een geheel van samenhangende projecten en activiteiten die gecoördineerd in een tijdelijke organisatie worden uitgevoerd teneinde vastgestelde doelstellingen te realiseren en geplande baten te genereren.)
De definitie van ‘programma’ in de projectmanagementmethode ‘Project Management Body of Knowledge’ (PMBOK) is minder ambitieus: daarin wordt het begrip omschreven als ‘groep van verwante projecten die op een gecoördineerde manier’ worden uitgevoerd.

Portfolio Ten slotte het begrip ‘portfolio’. De definitie van het begrip portfolio dat Van Dale gebruikt (‘map voor grafiekbladen’) is hier nauwelijks van toepassing. De hier gehanteerde definitie van het begrip ‘portfolio’ is:
‘Een portfolio is een geheel van programma’s en projecten die gezamenlijk gemanaged worden teneinde een organisatiebrede strategie te realiseren.’
In het boek ‘PPI - Succesvolle projecten zijn geen toeval’ wordt gebruik gemaakt van het begrip ‘scenario’. Scenario betekent volgens Van Dale ‘de veronderstelde of geplande loop van gebeurtenissen’. In het kader van projectmatig management heeft een scenario in eerste instantie precies die betekenis, met dien verstande dat het scenario een strategisch scenario genoemd wordt en de loop van gebeurtenissen betrekking heeft op de organisatie als geheel. Scenariomanagement is hier dan ook het managen van organisatiebrede veranderingen over de verschillende business area’s heen. Daarin zijn meerdere programma’s, projecten en activiteiten betrokken, die samen een strategie uitvoeren die gebaseerd is op verschillende mogelijke toekomstige situaties ofwel scenario’s. Verantwoordelijk voor scenariomanagement is per definitie de scenariomanager, zoals de programmamanager verantwoordelijk is voor een programma en een projectmanager voor een project.

Projectmanagement versus programmamanagement versus portfoliomanagement

Het is nuttig om portfolio’s, programma’s en projecten te onderscheiden in eenvoudige termen door middel van wat ze leveren:

• Portfolio’s realiseren een strategie; zij focussen zich op de kansen en de bedreigingen van een organisatie door deze om te zetten in doelstellingen, om daarna deze doelstellingen te realiseren.
• Programma’s realiseren een visie; zij focussen zich op het managen van een verandering, van complexiteit en van integratie, en bereiken van baten (business benefits) door middel van concrete én niet-concrete resultaten.
• Projecten leveren producten, en gebruiken daarvoor een gestructureerde aanpak, en deze producten worden geaccepteerd met een vastgesteld acceptatie proces.

Nu de definities van de begrippen ‘projecten’ en ‘programma’s’ uiteengezet zijn, wat zijn dan definities voor de begrippen ‘projectmanagement’ en ‘programmamanagement’:

• Portfoliomanagement is het analyseren en in samenhang managen van een groep programma’s, projecten of activiteiten, op basis van een aantal karakteristieken. De doelstelling van portfoliomanagement is het vaststellen van de optimale balans tussen het plannen van de activiteiten en het gebruik van de schaarse resources, het rekening houden met de risico’s en kansen die de omgevingsfactoren bieden en het bereiken van de strategische doelstellingen van de organisatie
• Projectmanagement is de planning, het toezicht en de besturing van alle aspecten van een project en het is het motiveren van alle betrokkenen om de projectdoelstellingen op tijd, volgens afgestemd budget, volgens de vastgestelde kwaliteit en conform de overeengekomen inhoud te bereiken.
• Programmamanagement is het managen van een coherent proces van significante veranderingen over de verschillende business area’s heen, waarin meerdere projecten en diensten betrokken zijn, teneinde gemeenschappelijke bedrijfsdoelstellingen te bereiken, en waarbij het succes wordt gemeten aan de totstandkoming van significante baten.

De toepassing van projectmatige initiatieven

Er zijn momenten denkbaar waarbij projectmatige initiatieven niet de juiste aanpak zijn:
Er zijn momenten denkbaar dat routinematig acteren te verkiezen is boven projectmatig acteren. Lopende band werk is een bekend voorbeeld hiervan.
Soms is improviserend acteren te verkiezen boven projectmatig acteren. Een brand blussen is daarvan een bekend voorbeeld.
In beide gevallen is er geen sprake van een projectmatig initiatief. In andere gevallen is projectmatig werken wel een beter alternatief.
Projectmatig management wordt toegepast bij initiatieven die zich richten op ‘veranderingen’ ofwel verbeteringen in de inrichting van de bestaande bedrijfsvoering. Deze initiatieven hebben als doel de bedrijfsvoering zodanig fundamenteel te verbeteren dat er een positieve impuls uitgaat naar de effectiviteit en/of efficiëntie van het primaire proces. De aansturing van een organisatie kan echter ook uitgaan van de handhaving van het bestaande en dus niet van de verandering van het bestaande. De continuïteit van de bedrijfsprocessen vormt dan de belangrijkste focus. Een voorbeeld hiervan is een energiebedrijf dat het elektriciteitsnetwerk dient te bewaken.
Projectmatig management, het uitvoeren van projectmatige initiatieven is dus niet altijd en overal de juiste aanpak.
Bij veranderingen echter vormen ze wel de ideale aanpak.
Ook is het in enkele gevallen efficiënt en effectief om het primaire productieproces projectmatig uit te voeren, als een integrale en repeterende aanpak gewenst is. Een voorbeeld hiervan is het bedenken en uitvoeren van reclame campagnes, hetgeen het primaire proces voor reclamebureaus is.
En projectmatig management kan ook passend zijn voor projectmatige innovatie. De innovatie is in dat geval gericht op het al dan niet in samenwerking met derden ontwikkelen van nieuwe product-markt combinaties.