Project management volwassenheid

Het boek PPI - Succesvolle projecten zijn geen toeval gaat over het implementeren en professionaliseren van projectmatig management. In hoofdstuk twee wordt de ontwikkeling van projectmatig management behandeld. Deze ontwikkeling wordt een evolutie genoemd vanaf planmatig werken naar projectmatig ondernemen. In dit kader worden de begrippen 'conform specifications, fitness for use, fitness for purpose en fitness for future genoemd. Deze begrippen worden gekoppeld aan de verschillende niveaus van een PM organisatie volwassenheidsmodel:

Kern van de theorie

Projectmatig management - evolutie

In de afgelopen jaren lijkt er een ontwikkeling in het gebruik van projectmatige initiatieven te zijn, die men haast een evolutie in projectmatig management kan noemen.

1. In het verre verleden was er uitsluitend sprake van planmatige activiteiten.
2. Daarna was een projectmatige initiatief vooral bedoeld om op te leveren wat gespecificeerd was. Opleveren wat gespecificeerd was heet Conform Specifications en de bijbehorende projectmatige initiatiefvariant is een project.
3. Een stap verder is als het projectmatige initiatief een resultaat dient te realiseren, dat gebruiksklaar moet zijn en geaccepteerd moet worden door de organisatie (Fitness For Use). Dan is er sprake van een multidisciplinair project of van een multiproject.
4. Een projectmatige initiatief, waar een bedrijfsdoelstelling ten grondslag ligt aan de besturing van het projectmatige initiatief en de integratie van projecten en activiteiten proactief is (Fitness For Purpose), is de variant programma. Van deze projectmatige initiatieven kunnen zelfs cultuurveranderingen in de organisatie onderdeel uitmaken. Het projectmatige initiatieftype Fitness For Purpose wordt veelal toegepast in een sterk veranderende (volatiele) markt. Dit type projectmatige initiatief lijkt steeds vaker plaats te vinden.
5. Er is een stap verder te zetten: dat is de situatie waarin het projectmatige initiatief de realisatie van de gehele bedrijfsstrategie bestrijkt en waarin het projectmatige initiatief de bestuurder voor alle onderliggende projectmatige initiatieven is. In die situatie is de integratie van de programma's, de projecten en de activiteiten volledig proactief (Fitness for Future). Een dergelijk projectmatige initiatief is de variant strategisch portfolio of scenario.

Deze evolutie is er niet voor niets. De wereld verandert en de wereld verandert steeds sneller. Projectmatige initiatieven worden daarbij steeds meer ‘multi’: multidisciplinair, multinationaal, multicultureel, dus steeds complexer. Opdrachten verschuiven daarbij steeds meer van ‘het uitvoeren van specificaties’ naar ‘het behalen van doelstellingen’. Ging het er bij projectmatige initiatieven altijd al om de dingen goed te doen, steeds meer is het de verantwoordelijkheid van het projectmatige initiatief om uitsluitend de goede dingen te doen. Daarbij blijft het ook de verantwoordelijkheid van het projectmatige initiatief de dingen steeds beter te doen; de uitvoering van het projectmatige initiatief moet steeds effectiever en efficiënter. Hierdoor wordt steeds meer complexiteit binnen de projectmatige initiatieven opgelost (en niet in de permanente organisatie). Daardoor beschikt projectmatig management binnen een organisatie in toenemende mate over die vaardigheden waarmee het met de complexe factoren kan omgaan.
In het ideale geval, het eindpunt voor de evolutionaire ontwikkeling, dient de projectmatig werkende organisatie over alle vaardigheden te beschikken die nodig zijn om ‘Fitness For Future’ te ondersteunen. De eindtoestand voor een ideale projectmatig werkende organisatie is per definitie het hoogste niveau van een PM Organisatie Volwassenheidsmodel:

Projectmatig Management - PM Organisatie Volwassenheidsmodel

Om de visie op projectmatig management, behorende bij een PPP-programma voor het professionaliseren van projectmatig management te presenteren wordt gebruik gemaakt van een PM organisatie volwassenheidsmodel. Een dergelijk model wordt ten eerste gebruikt als meetlat om de huidige vaardigheid van een organisatie op het gebied van portfolio-, programma- en projectmanagement vast te stellen, en ten tweede om het pad te laten zien dat leidt tot de uiteindelijke ideale situatie. De visie op een organisatie, waarin projectmatig management ideaal is ingericht, komt dan overeen met het hoogste niveau van een PM organisatie volwassenheidsmodel.
Er zijn vanzelfsprekend verbanden te trekken tussen de evolutie van projectmatig management (ofwel het volwassen worden van projectmatig management) en de verschillende niveaus van een PM organisatie volwassenheidsmodel.

Een PM organisatie volwassenheidsmodel geeft de relatie aan tussen het volwassenheidsniveau van een organisatie op het gebied van projectmatig management (processen, organisatie, mensen en hulpmiddelen) aan de ene kant, en aan de andere kant de omstandigheden waarin de organisatie zich bevindt en waarmee de projectmatige initiatieven in de organisatie te maken kunnen hebben. Deze omstandigheden worden geplot op de dimensies dynamiek (rondom de organisatie) en impact (van de projectmatige initiatieven op de organisatie).

• Dynamiek wil zoveel zeggen als de mate van rust (of juist het ontbreken ervan) in de omgeving van de projectmatige initiatieven, bijvoorbeeld als gevolg van economische factoren, concurrentieaspecten voor een bepaalde organisatie, eventuele invloeden van belendende initiatieven enzovoorts.
• De impact is de mate waarin de projectmatige initiatieven invloed hebben op de operatie, het primaire proces, meestal in de vorm van een positieve bijdrage. De impact kan ook het voordeel (de benefit) van de fundamentele verbetering van de bedrijfsvoering zijn of het ontwikkelen van nieuwe product-markt combinaties

Met andere woorden: organisaties die het volwassenheidsniveau 5 hebben bereikt, kunnen omgaan met de meest dynamische projectmatige omgeving én kunnen projectmatige initiatieven aan met de meeste impact op de omgeving. En het de meest geschikte projectmatige initiatief om met deze uiterste omstandigheden om te gaan, is het strategische portfolio / scenario.

Het model kan aldus grafisch voorgesteld worden. De y-as geeft de dimensie ‘dynamiek’ aan en de x-as de dimensie ‘impact’.

• Activity-Based (AB) ofwel planmatig werken – planmatige activiteiten,
• Conform Specifications (CS) ofwel projectmatig maken - projecten,
• Fitness For Use (FFU) ofwel projectmatig ontwikkelen – multidisciplinaire projecten en multiprojecten,
• Fitness For Purpose (FFP) ofwel projectmatig creëren – programma’s,
• Fitness For Future (FFF) ofwel projectmatig ondernemen – strategische portfolio / scenario’s.

In het volwassenheidsmodel loopt projectmatig management dus van ‘Activity-Based’ planmatig werken als eerste niveau tot en met ‘Fitness For Future’ strategische portfolio’s / scenario’s als het laatste niveau, ofwel van operationeel planmatig werken tot strategisch projectmatig ondernemen. Elk type van projectmatig management heeft het vorige in zich en voegt daar een component aan toe; in die zin is er sprake van een hiërarchie van typen. Het model weerspiegelt eveneens de overgang van een zuivere ad hoc ‘delivery’ benadering naar een geïntegreerde ‘business’ benadering, en het weerspiegelt de transformatie van een functiegerichte naar een procesgerichte organisatie, en naar vraaggericht werken.