Project Management Ondersteuning (PMO)

Inleiding

Steeds meer bedrijven zien het nut in van een toegewijd professioneel Project Management Office (PMO). De laatste - pak weg -5 jaar krijgt het steeds meer aandacht en begint de project ondersteuning langzaam meer en meer een erkend “vak” te worden. De kinderjaren zijn nu langzaam voorbij en we gaan nu richting het professionaliseren van de project ondersteunende afdelingen. Waar vroeger een managers het er bij deed, zie je nu speciale functies ontstaan, zoals Project Officer, hoofd PMO, project assistent en meer. Kortom Project Management Ondersteuning leeft, bruist en steeds meer gewild door het management.
Gezien dit laatste wordt er op dit moment veel geschreven over PMO, wat is een PMO etc. Er kan rustig gesteld worden dat deze jonge discipline binnen het projectmanagement, zich een volwaardig plaats aan het zoeken is. De Wiki hoopt bij dit groeiproces een serieuze bijdrage te kunnen leveren.

Wat is een PMO?

PMO draagt zorg voor de ondersteuning van projectorganisatie met de uitvoering van de projecten , portfolio's of programma’s. Dit door het uitdragen, ontwikkelen en beheren van de projectprocessen, tools & templates en bijbehorende middelen. Daarnaast neemt het PMO de (PM-) rapportages voor haar rekening. Rapportages voor de project managers, maar ook voor het management. Een professioneel PMO kan zich ook bezig houden met opleiding van de projectmanagers, documentatie, auditing, toolselecties, processen, etc.
Een PMO kan de PM'er ondersteunen in de volgende werkgebieden:
- Planning
- Resourcemanagement
- Rapporteren
- Projectfinancien
- Document- en configurationmanagement
- Risico- en issuemanagement
- Communicatie
- Quality Assurance
- Kennismanagement
- Stakeholdermanagement
- Change- en scopemanagement
- Benefitmanagement
De mate van invulling van de werkgebieden is afhankelijk van de behoefte van de projectorganisatie en het niveau waarbinnen het PMO werkzaam is; strategisch, tactisch of operationeel. En in welke functie; portfolio, programma, project of centraal PMO.

De toegevoegde waarde van een PMO

Deze vraag wordt heel vaak gesteld. In de eerste plaats moet gekeken worden, welke rol projecten spelen in de organisatie. Hiermee wordt bedoelt, wat de bijdrage van projecten is aan het uiteindelijke bedrijfsdoel. In principe zouden er geen projecten mogen worden uitgevoerd, als die niet op een of andere manier aan de doelstellingen van het bedrijf bijdragen. Hiermee is meteen aangegeven wat het waard is als het project toegewijde ondersteuning krijgt. Er zijn grote multinationals waarvan bekend is, dat (de opbouw en organisatie van..) hun PMO van strategisch belang is en hier dan ook geen nadere details van bekend mogen worden gemaakt. Het topmanagement heeft hier dus een duidelijke mening over! Zo kan het natuurlijk ook.

Het opzetten van een PMO

Een van de valkuilen van het opzetten van een PMO is, dat men er te licht over denkt. Je ziet ook dat iedereen er zogenaamd verstand van heeft en dat iedereen zijn zegje wilt doen: van secretaresse tot de financieel directeur. Een goed opgezet PMO heeft zijn tentakels in de gehele organisatie zitten en moet ook met de nodige kennis van zaken in combinatie met een dosis tact (soft skills), worden uitgevoerd.
Met de aandacht voor PMO’s zien we ook het fenomeen, dat advies en consultancy-bedrijven hier op inspelen en speciale diensten ontwikkelen hoe een PMO moet worden ingericht en opgestart. Belangrijk is om te realiseren dat er geen PMO gelijk is. Elke bedrijf heeft zijn eigen karakteristieke project omgeving. Elke onderneming heeft zijn specifieke karakter eigenschappen. Bij de selectie van een implementatie partner moet ook zorgvuldig gekeken worden hoe die om gaat met de typische bedrijfscultuur en omgeving. Implementatie van een PMO is maatwerk en veelal overgoten met een saus politiek. Het is niet zoiets als een implementatie van een softwareapplicatie.

Programmagroepen binnen de IPMA Nederland

Binnen de IPMA bestaan er twee programmagroepen, die als onderwerp Project Management Ondersteuning hebben. De eerste groep, Projectondersteuning, is opgericht medio 2006 en heeft zich hoofdzakelijk bezig gehouden met het verwerven van inzicht en kennis omtrent dit onderwerp. Vanwege toenemende interesse vanuit de omgeving is er een tweede programmagroep, Projectondersteuning Midden Nederland gestart (eind 2008) die meer gelokaliseerd is in het midden van Nederland. De tweede groep treed meer op naar buiten en wil PMO “op de kaart brengen” Beide groepen werken nauw samen en dienen hetzelfde uitgangs punt: Project Management Ondersteuning naar een hoger professioneel niveau te tillen.

Lees meer

PMO-literatuur