PRINCE2

Definitie:

Prince 2 beschrijft vooral de organisatiestructuur van projecten en geeft daarvoor een wereldwijde standaard.

De beschrijving van PRINCE2 is geschreven door Ron Seegers en gereviseerd en geautoriseerd door Joost Nuijten, bestuurslid van de Prince User Group Nederland.

1 Definitie project

Een project is een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de oplevering van een of meer producten op grond van een overeengekomen businesscase.

2 Kern van PRINCE2

Procesaanpak rond een businesscase.

3 Historie

PRINCE, afkorting van Projects IN Controlled Environment, is in 1989 ontworpen door het toenmalige Central Computer and Telecommunication Agency (CCTA) van de Britse overheid. De methode was aanvankelijk gericht op ICT-projecten. In 1996 is PRINCE2 geïntroduceerd als generieke standaard voor alle typen projecten. PRINCE2 richt zich op een procesmatige aanpak van projectmanagement en is gebaseerd op de jarenlange praktijkervaring van vele projecten, projectmanagers en projectteams. De methode wordt regelmatig aangevuld met nieuwe inzichten. De meest recente versie is de 2009 Edition.

Het Office of Government Commerce (OGC) in Groot-Brittannië heeft het copyright van het merk en de methode PRINCE2.

4 Scope

PRINCE2 is zowel gericht op het managen van een project als op het managen van de inzet van mensen en middelen in een project. De methode is niet bedoeld om alle aspecten van projectmanagement af te dekken.

Er zijn drie brede gebieden die opzettelijk buiten de scope van PRINCE2 worden gehouden: specialistisch werk, technieken en leiderschapskwaliteiten. Dat is tegelijkertijd ook de kracht van de methode. Het succes staat of valt met het aanpassen van de methode aan de organisatie en aan het belang, de omvang, de doorlooptijd en de kosten van het project.

5 Uitgangspunten

PRINCE2 is gebaseerd op de volgende aannames:

Projecten worden uitgevoerd in een beheerste omgeving.
Een project is pas succesvol als alle betrokken partijen tevreden zijn met het projectresultaat (en daarbij hebben vaak de gebruikers de meeste invloed op de mening van de andere partijen).
Succesvolle projecten zijn ‘business driven’.
Samenwerking tussen alle bij het project betrokken partijen leidt tot meer succesvolle projecten.
Wat werkt wordt door de praktijk bepaald.

6 Beschrijving van de methode

Vanuit de uitgangspunten van PRINCE2 zijn de volgende principes benoemd:

voortdurende zakelijke rechtvaardiging;
leren van ervaringen;
gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden;
managen per fase;
management by exception;
productgerichte aanpak;
op maat maken voor de projectomgeving.

Deze principes worden uitgewerkt in zeven thema’s en zeven processen.

Thema’s

De PRINCE2-thema’s beschrijven aspecten van projectmanagement waaraan voortdurend aandacht moet worden besteed:

Businesscase: het project begint met een idee waarvan wordt gedacht dat het potentiële waarde heeft voor de betreffende organisatie. Dit thema gaat over hoe het idee wordt ontwikkeld tot een levensvatbaar investeringsvoorstel voor de organisatie en hoe het projectmanagement gedurende het hele project gericht blijft op de doelstellingen van de organisatie.
Organisatie: de organisatie die het project sponsort moet het werk toewijzen aan managers die ervoor verantwoordelijk zullen zijn en het richting afronding kunnen sturen. Projecten zijn multidisciplinair. Daarom zijn de normale lijnfunctiestructuren niet geschikt. Dit thema beschrijft de rollen en verantwoordelijkheden in het tijdelijke PRINCE2-projectmanagementteam die vereist zijn om het project effectief te managen.
Kwaliteit: het initiële idee kan alleen worden gezien als een schets op hoofdlijnen. Dit thema verklaart hoe de hoofdlijnen verder worden ontwikkeld, zodat alle deelnemers zicht krijgen op de kwaliteitskenmerken van de op te leveren producten, en vervolgens hoe het projectmanagement waarborgt dat aan deze eisen wordt voldaan.
Plannen: PRINCE2-projecten gaan te werk op basis van een reeks goedgekeurde plannen. Dit thema vult het thema ‘kwaliteit’ aan door de stappen te beschrijven die vereist zijn voor het ontwikkelen van de plannen. Bovendien worden de toe te passen PRINCE2-technieken beschreven. Bij PRINCE2 worden de plannen in overeenstemming gebracht met de behoeften van de medewerkers op diverse niveaus in de organisatie. Zij zijn gedurende het gehele project het brandpunt voor de communicatie en beheersing.
Risico: projecten lopen gewoonlijk meer risico dan stabiele operationele activiteiten. Dit thema gaat over hoe projectmanagement de onzekerheden in de eigen plannen en in de bredere projectomgeving managet.
Wijziging: dit thema beschrijft hoe het projectmanagement issues met een potentiële impact op de baseline-aspecten van het project (de plannen of afgeronde producten) beoordeelt en daarop actie onderneemt. Bij issues kan het gaan om onverwachte algemene problemen, wijzigingsverzoeken of kwaliteitsgebreken.
Voortgang: dit thema gaat over de voortdurende levensvatbaarheid van de plannen. Het thema legt het besluitvormingsproces voor de goedkeuring van plannen uit, het monitoren van de werkelijke prestaties en het escalatieproces als de zaken niet volgens plan gaan. Uiteindelijk bepaalt dit thema of en hoe het project verder moet gaan.

De kracht van PRINCE2 is gelegen in de manier waarop de zeven thema’s worden geïntegreerd.

Processen

De PRINCE2 kent zeven processen. Deze processen bevatten een verzameling van activiteiten die noodzakelijk zijn voor het succesvol sturen, managen en opleveren van een project. Er worden drie niveaus onderscheiden: sturen (stuurgroep), managen (projectmanager) en opleveren (teammanager).

Het gaat om de volgende processen:

Opstarten van een project (SU): zorgen dat voldaan is aan de randvoorwaarden voor het initiëren van een project door de vraag te beantwoorden of het project levensvatbaar en lonend is.
Sturen van een project (DP): de Project Board in staat stellen eindverantwoordelijk te zijn voor het slagen van het project door het nemen van belangrijke beslissingen en het uitoefenen van beheersing over het geheel, terwijl hij het dagelijks management delegeert aan de projectmanager.
Initiëren van een project (IP): het leggen van een stevige basis voor het project, waardoor de organisatie duidelijkheid krijgt over het werk dat moet worden gedaan om de producten van het project op te leveren voordat aanzienlijke uitgaven worden gedaan.
Beheersen van een fase (CS): het toewijzen van het werk dat gedaan moet worden, datzelfde werk bewaken, issues behandelen, voortgang rapporteren aan de Project Board en corrigerende maatregelen nemen om te zorgen dat de fase binnen de tolerantie blijft.
Managen productoplevering (MP): het beheersen van de schakel tussen de projectmanager en de teammanager(s) door formele eisen te stellen aan het aannemen, uitvoeren en opleveren van projectwerk.
Managen faseovergangen (SB): te zorgen dat de Project Board door de projectmanager wordt voorzien van voldoende informatie om het succes van de huidige fase te kunnen reviewen, het volgende faseplan te kunnen goedkeuren, het geactualiseerde projectplan te kunnen reviewen en de voortdurende zakelijke rechtvaardiging en aanvaardbaarheid van risico’s te kunnen bevestigen.
Afsluiten van een project (CP): zorgen voor een vast punt waarop de acceptatie van het projectproduct wordt bevestigd en wordt vastgesteld dat de doelstellingen die waren vastgelegd in de oorspronkelijke projectinitiatiedocumentatie zijn gerealiseerd (of dat goedgekeurde wijzigingen in de doelstellingen zijn gerealiseerd).

Verder biedt PRINCE2 in de bijlagen onder andere productbeschrijvingen op hoofdlijnen, Governance-principes, beschrijving van rollen en verantwoordelijkheden.

7 Beschikbaarheid

PRINCE2 is als methode vrij te gebruiken om projecten te managen. Voor het verzorgen van publicaties over en opleidingen in PRINCE2 is een licentie vereist. Geaccrediteerde opleidingsorganisaties verzorgen de training in de methode. Projectmanagers kunnen deelnemen aan internationaal erkende examens en krijgen bij goed gevolg een internationaal erkend certificaat.

Voor advies en ondersteuning bij het gebruik van PRINCE2 is de Nederlandse Prince User Group (PUG) opgericht. In 2011 is PUG opgegaan in de Best Practice User Group (BPUG) met maandelijkse themasessies en een jaarlijks seminar (zie www.bpug.nl).

8 Toepassingsgebied

PRINCE2 kan worden gebruikt ongeacht de schaal, de complexiteit, het land of de cultuur van het project en ongeacht de vraag of het project deel uitmaakt van een programma of wordt gemanaged als een ‘onafhankelijk’ project. Sterker nog, het is een van de principes van PRINCE2 dat in een project de methode op maat wordt gemaakt om geschikt te zijn voor dergelijke contexten. In een hoofdstuk van het brondocument wordt aandacht besteed aan hoe de methode ‘op maat’ is te maken.