P3M3 - Portfolio, Programme & Project Management Maturity Model

Herkomst

P3M3 staat voor Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model, en werd begin 2006 door Office of Government Commerce (OGC) uitgegeven. Deze eerste versie van P3M3 was een uitbreiding van het Project Management Maturity Model (PMMM) dat gebaseerd was op hetzelfde framework voor procesvolwassenheid waaruit ook het Capability Maturity Model (CMM) ontstond van Software Engineering Institute's (SEI).
In juni 2008 heeft OGC de tweede versie van P3M3 uitgegeven. Het is een beschrijvend referentiemodel dat de toenemende kennis over programmamanagement en de groeiende erkenning en definitie van portfoliomanagement binnen verschillende branches omvat. De aanpak biedt een toolkit voor het beoordelen (assessment) en het verbeteren (improvement plans) van de huidige prestaties van een organisatie op het gebied van portfoliomanagement, programmamanagement en projectmanagement. P3M3 levert meetbare resultaten op basis van best practices.

P3M3 is opgebouwd uit 3 modellen: Portfolio Management (PfM3), Programme Management (PgM3) en Project Management (PjM3). Deze modellen zijn met elkaar verbonden maar niet afhankelijk van elkaar, waardoor ze los van elkaar gebruikt kunnen worden. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld beter zijn in programmamanagement dan in projectmanagement.

P3M3 is, net als CMM van SEI, beschreven volgens de 5 niveaus van het framework voor procesvolwassenheid (awareness, repeatable, defined, managed, optimized). Daarnaast heeft P3M3 7 procesperspectieven (management control, benefits management, financial management, stakeholder management, risk management, organizational governance, resource management) die binnen alle drie de modellen bestaan en op de vijf niveaus van volwassenheid vastgesteld kunnen worden. Een organisatie heeft hiermee ook de mogelijkheid vanuit één procesperspectief binnen alle drie de modellen de volwassenheid van de organisatie vast te stellen. Ieder procesperspectief bestaat uit een aantal attributen. Specifieke attributen behoren tot een bepaald procesperspectief. Generieke attributen zijn algemeen geldend voor alle procesperspectieven gegeven een bepaald volwassenheidsniveau, bijvoorbeeld planning.
P3M3 rendeert maximaal als het gebruikt wordt voor de verbetering van de prestaties vanuit een lange termijn objectief. Evengoed kunnen prestaties op korte termijn worden verbeterd door P3M3 te gebruiken om zwakke plekken te identificeren en te corrigeren.
APM Group Ltd (APMG) accrediteert adviesorganisaties die door ervaren adviseurs formele P3M3-assessments mogen laten uitvoeren.

Kern

Het uitgangspunt is dat iedere organisatie zich binnen ieder van de drie modellen op één van de vijf niveaus van volwassenheid bevindt. Deze volwassenheid kan zij zelf vaststellen of formeel door ‘registered’ consultant laten vaststellen.

Uitgangspunten

De vooronderstelling van het P3M3-model is: Hoe groter de volwassenheid van een organisatie op het gebied van projectmatig werken, des te groter is het vertrouwen dat zij verwerft in haar vermogen de gewenste resultaten binnen budget, op tijd en met de benodigde kwaliteit op te leveren.
Een volwassen organisatie doet dat op basis van gestandaardiseerde en gedefinieerde managementprocessen die toegesneden en bijgesteld worden conform de specifieke behoefte van een organisatie. De assessmentbevindingen kunnen gegeven een valide business case voor de verbeteringen vertaald worden naar een implementatieplan van deze verbeteringen.
De gestandaardiseerde aanpakken worden gecommuniceerd naar teamleden en belanghebbenden. En vanuit het geheel van processen en planningstechnieken neemt het vertrouwen toe in het vermogen van een organisatie om projectmatig te werken.
P3M3 is georganiseerd rondom zogenaamde atributen van procesperspectieven. Een attribuut is een indicatie van proces- en gedragsvolwassenheid. In het algemeen beschrijft een attribuut het beoogde profiel van ieder van de zeven procesperspectieven op ieder volwassenheidsniveau. De daarbij beschreven onderwerpen, processen en practices zijn anders naarmate het volwassenheidsniveau wijzigt. P3M3 herkent hierin de volwassenheidsniveaus ‘awareness’, ‘repeatable’, ‘defined’, ‘managed’, ‘optimized’.
Het P3M3-model is bedoeld voor organisaties zelf; organisaties moeten zelf hun volwassenheid op het gebied van projectmatig werken willen meten en verbeteren. Het model is niet bedoeld als kwaliteitskenmerk voor de buitenwereld. Anders dan bij OPM3 en vergelijkbaar als bij CMMi is het wel mogelijk in de ‘staged representation’ een keurmerk voor de organisatie vast te stellen.

Opbouw

Zoals beschreven is P3M3 opgebouwd uit 3 modellen, 1 voor iedere discipline: Portfolio Management (PfM3), Programme Management (PgM3) en Project Management (PjM3). De volwassenheid is beschreven volgens een framework met 5 niveaus die uit de structurele componenten bestaan waaruit P3M3 is opgebouwd: de procesperspectieven en de specifieke en generieke attributen die het volwassenheidsprofiel aangeven.

Het P3M3-model heeft de volgende opbouw:

• De hoofdindeling is naar discipline (portfoliomanagement, programmamanagement, projectmanagement).
• Per discipline worden achtereenvolgens de 7 procesperspectieven beschreven, waarvoor binnen ieder procesperspectief op ieder van de 5 volwassenheidsniveaus de specifieke en generieke attributen worden beschreven.

Een attribuut beschrijft hetgeen een organisatie moet doen of hebben om op dat punt volwassen te zijn.
De P3M3-structuur
De uitkomst van het assessment is een volwassenheid op één van de 5 niveaus die voor ieder van de 3 disciplines en de 7 procesperspectieven verschillend kan zijn, en tegen deze twee verschillende assen (discipline, procesperspectief) kan worden weergegeven.

Inzetbaarheid

Het P3M3-model kan worden toegepast onafhankelijk van het type organisatie, de grootte ervan, de geografische verspreiding enzovoorts, onafhankelijk van de huidige volwassenheid op het gebied van projectmatig werken en onafhankelijk van de ambitie van de organisatie op het gebied van projectmatig werken. Het model is aanpasbaar aan de specifieke organisatie waarop het wordt toegepast. Immers voordat het uiteindelijke assessment begint wordt al ingeschat op welke disciplines (portfoliomanagement, programmamanagement of projectmanagement of een combinatie hiervan) het assessment toepasbaar moet zijn en welke volwassenheidsniveaus beoordeeld moeten worden. Deze niveaus zijn nauw verbonden met de reproduceerbaarheid. Hierop kunnen de procesperspectieven in scope geselecteerd en de vragenlijst aangepast worden.
Het omgekeerde is ook mogelijk: De relevante procesperspectieven vormen dan het vertrekpunt, waarbij bepaald wordt welke disciplines en volwassenheidsniveaus binnen de scope van het assessment worden genomen.
Deze structuur van P3M3 stelt een organisatie in staat een foto te maken van de relevant geachte vaardigheden op het gebied van portfoliomanagement, programmamanagement en projectmanagement met betrekking tot de relevant geachte procesperspectieven. Dit geeft de organisatie ook een goede indicatie van zowel het verbeterpad als de volgorde waarin de verbeteringen aangepakt gaan worden.

Gebruik

P3M3 kan op drie manieren worden toegepast:

1. Het P3M3 self assessment. Medewerkers van de te onderzoeken organisatie kunnen dit assessment zelf uitvoeren. Indien het self assessment uitgevoerd wordt als opmaat naar een formeel assessment kan het gemodereerd worden door de betreffende ‘registered’ P3M3-consultant..
2. Een assessment door een registered consultant. Het self assessment kan gebruikt worden om een formeel assessment voor te bereiden.
3. Een formeel assessment resulterend in een certificaat door een registered consultant. In dit geval worden de assessmentbevindingen, -conclusies en -aanbevelingen door een tweede, externe, ‘registered’ P3M3-consultant beoordeeld. Hiermee wordt het kwaliteitsniveau van de P3M3-assessments gewaarborgd en kan door APMG een certificaat worden uitgegeven met vermelding van het bereikte volwassenheidsniveau.

Het self assessment bestaat uit 9 vragen, waarvan 7 vragen gericht zijn op de procesperspectieven. De beantwoording van deze vragen bestaat uit de keuze uit de omschrijvingen van de vijf mogelijke volwassenheidsniveaus, en geeft een globale inschatting van de volwassenheid van de organisatie. Op basis van de attributen die per procesperspectief in het P3M3-model beschreven zijn, ontstaat een inzicht in de verbetermogelijkheden

Het formele P3M3-assessment kan alleen uitgevoerd worden door registered consultants die onder regie van een accredited consulting organisation werken. De toelatingseisen om ‘registered’ consultant te worden zijn ruime werkervaring (gemeten middels CMC: certified management consultant), ervaring met P3M3, een verplichte instructie in P3M3, verificatie bij klanten middels referenties en 360° interviews. Vereisten voor accreditatie als consulting organisation zijn een assessment van de management systemen van de consultancy (vergelijkbaar met ISO), en aanwijsbare succesvolle projecten op gebied van P3M3.
Bij het verschijnen van dit boek was geen openbare publicatie beschikbaar van de werkwijze van deze assessoren. Bij het assessment worden interviews op basis van vragenlijsten afgenomen en worden praktijkdocumenten als bewijs van daadwerkelijke volwassenheid bestudeerd.

Herhaalbaarheid

De aanpak is volledig herhaalbaar.

Werkwijze

Het self assessment kan uitgevoerd worden om zelfstandig een verbetertraject vorm te geven, of om de scope van een navolgend formeel assessment vast te stellen. Voor een self-assessment worden de volgende generieke stappen voorgesteld:

1. stel de assessment scope vast,
2. bepaal de aanpak,
3. stel de geschikte assessors vast,
4. voer het assessment uit,
5. analyseer de resultaten,
6. overdenk de vervolgstappen.

Bij een formeel assessment wordt een assessment plan gemaakt en wordt het assessmentteam samengesteld. Eerst wordt het aanwezige materiaal, zoals het kwaliteitssysteem (bijv. ISO 9000), de projecthandboeken, projectplannen, voortgangsrapportages enzovoorts geanalyseerd. Vervolgens worden interviews gehouden met betrokken medewerkers, zoals vertegenwoordigers van het lijnmanagement, financial controllers, QA medewerkers, portfoliomanagers, programmamanagers, projectmanagers en projectmedewerkers, maar ook met opdrachtgevers en klanten. Tijdens de interviews stellen de assessors open vragen en poneren ze stellingen, waarmee ze zichzelf in staat moeten stellen hun uitgebreide vragenlijst in te vullen.
Daarna wordt het assessment rapport opgesteld door de assessor of het assessmentteam, en dat wordt ten slotte gecommuniceerd met de opdrachtgever van het assessment. Indien gewenst wordt er ook een verbeterplan opgesteld. Het rapport en het verbeterplan worden door een tweede geaccrediteerde P3M3-assessor beoordeeld. Hiermee wordt het kwaliteitsniveau van de P3M3-assessments gewaarborgd.

Reikwijdte

P3M3 beschouwt de organisatie rondom de portfolios, programma’s en projecten, maar ook hun onderlinge relatie en de relatie met de procesperspectieven. En P3M3 koppelt dit aan het volwassenheidsniveau van de organisatie per discipline en projectperspectief.
Met andere woorden: P3M3 onderzoekt de inrichting van een organisatie opdat deze de gewenste resultaten binnen budget, op tijd en met de benodigde kwaliteit kan opleveren.

P3M3 inzet

Het P3M3-model kan gebruikt worden door alle organisaties, ongeacht of ze OGC’s methodieken voor projectmanagement (PRINCE2) en programmamanagement (MSP) gebruiken. Doordat accreditatie als trainer voor deze methodieken een voorwaarde is om P3M3-assessor te worden, bepaalt de bekendheid met deze methodieken wel de initiële ontvankelijkheid van organisaties om zelf ‘registered’ consultants voor dit model te laten opleiden. Voor organisaties die het assessment zelf willen uitvoeren of aan derden willen uitbesteden speelt dit uiteraard niet. En een zelfstandig assessment is na de lancering van een P3M3-website in 2008 en de gelijktijdige introductie van een self-assessment goed mogelijk.

Externe links

De officiele website van P3M3