Opdrachtgeverschap

Goed opdrachtgeverschap in projecten; een doorslaggevende factor voor het slagen van projecten.

Veranderingen in organisaties zijn aan de orde van de dag. Hogere eisen van klanten, een zo kort mogelijke time-to-market, outsourcing, internationale ontwikkelingen en elkaar opvolgende nieuwe technologieën veroorzaken die dynamiek. Ook wordt onze wereld steeds meer multi: multi-disciplinair, multi-cultureel, multi-etcetera. Door dit alles verschuift steeds meer werk van de lijn naar projecten. Problemen en kansen worden steeds vaker projectmatig aangepakt in plaats van in een klassiek organisatieverband.
Projectmatig werken is een vak apart. Het op een beheerste en voorspelbare wijze uitvoeren van projecten krijgt de afgelopen jaren daarom veel aandacht: projectmanagers verwerven vaardigheden, organisaties voeren methoden in (denk aan PRINCE2™), projectenbureaus schieten uit de grond, en ga zo maar door. Toch lopen projecten nog geregeld op een teleurstelling uit. Uit onderzoek blijkt dat adequate aansturing van projecten vanuit de lijnorganisatie een minstens even belangrijke factor is in projectsucces. Ook opdrachtgeverschap blijkt een vak apart.
Twee verschillende werelden komen samen:
Als opdrachtgever werk je vanuit je lijnverantwoordelijkheid binnen een organisatie waar directie en medewerkers mogen uitgaan van een zekere mate van continuïteit. Als lijnmanager draag je daaraan bij door zaken binnen de organisatie zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. En soms kom je tot het inzicht dat een verandering, en dus een project, nodig is om die continuïteit te garanderen. Om veranderingen te realiseren en tegelijkertijd rekening te houden met bestaande belangen moet je twee werelden samenbrengen: je ‘eigen’ wereld, waarin operationele en strategische targets centraal staan en de wereld van de projectmanager, die al zijn aandacht richt op het binnen tijd en budget aan jou opleveren van het resultaat conform gestelde kwaliteitseisen. Dat is waar de projectmanager van jouw opdracht voor gaat. Jouw wereld en zijn wereld komen in een project samen: continuïteit versus verandering; organisatorische gevoeligheden versus expliciete verwachtingen. Niet alleen komen ze samen, maar ze lijken soms ook onverenigbaar…

Thema's op het gebied van Opdrachtgeverschap

Opdrachtgeverschap bestaat uit diverse thema's, die allen invloed hebben op de manier van sturing aan projecten. Denk hierbij aan de volgende thema's:

  1. De aanloop: goede voorbereiding hoofdzaak
  2. Business case: niet het project maar het doel telt!
  3. Rolverdeling: een opdrachtgever leidt, een projectmanager voert uit
  4. Opdrachtgever: ben je wel de juiste?
  5. Opdracht: hoe concreter, hoe beter
  6. Planning: inschattingen rond een unieke opdracht
  7. Stuurgroep: niet praten maar sturen!
  8. Projectborging: vertrouwen is goed, controleren is beter
  9. Het grote geheel: de beperkte houdbaarheid van de opdrachtgever
  10. Toets het plan: heb je er vertrouwen in?
  11. Stakeholders: vijanden en bondgenoten
  12. Samenwerken: zelfs een geoliede machine vraagt onderhoud
  13. Communicatie: niet over praten maar doen!
  14. Middelen: zonder mensen en middelen geen projectresultaat
  15. Fasering: beheersing van het project
  16. Programma: wanneer het gaat om strategische veranderingen
  17. Portfoliomanagement: de juiste dingen doen
  18. Portfolio-, programma- of projectenbureau: de dingen juist doen
  19. Cultuur: leid je of lijd je?
  20. Projectafsluiting: overdragen, evalueren en in gebruik nemen
  21. Sturen op baten: incasseren!
  22. Veranderen: het nieuwe product moet niet alleen functioneren, het moet ook werken
  23. Opdrachtgever: het schaap met de vijf poten?

Inzetbaarheid van de theorie (in welke situaties kan de theorie gebruikt worden?)

De theorie, en vooral de praktische handvatten, rondom Opdrachtgeverschap zijn toepasbaar voor alle lijnmanagers die projecten aansturen. De theorie is goed toepasbaar bij de rol van stuurgroeplid in een PRINCE2 project, maar ook in de rol van opdrachtgever in Projectmatig Werken of een andere projectmanagement methode. Het gedachtengoed is algemeen en breed geaccepteerd, mede door de IPMA interessegroep Opdrachtgeverschap.

Publicaties