MSP

Definitie: 

Managing Successful Programmes is een programmamanagementmethode, ontwikkeld met als doelstelling het mogelijk te maken veranderingen binnen een organisatie door te voeren.

MSP komt uit dezelfde stal als Prince 2 (de OGC in Groot Brittanië).

Hoewel methoden voor programmamanagement nog steeds niet gemeengoed zijn op de Nederlandse markt, is Managing Successful Programmes (MSP) inmiddels een begrip geworden als aanpak voor programmamanagement. De aanpak is afkomstig van de Britse Office of Government Commerce (OGC). Het is beschreven in een oorspronkelijke publicatie uit 1999, aangepast eerst in 2004 en opnieuw in 2007: ‘Managing Successful Programmes’. Het is geen open methode, in de zin dat op de publicatie zelf copyright berust, maar het is wel publiek domein in de zin dat organisaties de methode vrij mogen gebruiken.

Kern van de theorie

De methode heeft een zevental principes:

  • Afgestemd blijven op de bedrijfsstrategie,
  • Leiderschap bij de verandering,
  • Het visualiseren en communiceren van de betere toekomst,
  • Focussen op de baten (‘benefit’) en op de bedreigingen voor die baten,
  • Waarde toevoeging,
  • Ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van een coherente vaardigheid ‘capability’,
  • Leren van de ervaringen.

Managing Successful Programmes is daardoor een programmamanagement aanpak, waarmee organisaties op een effectieve wijze een beoogde verandering kunnen doorvoeren.

Opbouw van de theorie

Managing Successful Programmes biedt een set van processen en 'governance themes'.

MSP processen

De aanleiding voor het eerste MSP proces Identifying a Programme is een programmamandaat (Programme Mandate), waarin op hoofdlijnen de strategische doelstellingen van het programma beschreven zijn. Vanuit dit mandaat worden de doelstellingen in meer detail ontwikkeld en beschreven in een programmabrief (Programme Brief). Op grond van deze brief wordt formeel bepaald of deze doelstellingen het waard zijn om verder ontwikkeld te worden en of het programma voorbereid dient te worden. Dit proces behoort in een korte periode afgerond te zijn, binnen enkele weken. Deze formele goedkeuring wordt gegeven door de eigenaren van het programma: de sponsorgroep en de Senior Responsible Owner (SRO). De programmebrief is (na goedkeuring) de belangrijkste input voor het Defining a Programme proces. In dit proces wordt het programma voorbereid; de brief vormt de basis voor ontwikkeling van de programmadefinitie (Programme Definition): de plannen, de aanpak en de principes voor de programmabesturing. De volgende documenten worden gerealiseerd tijdens dit proces: het visiedocument (Vision Statement), de blauwdruk (Blueprint), hetprogrammaplan (Programme Plan) en de Business Case. Deze documenten vereisen goedkeuring door de sponsorgroep en de SRO, vóórdat het programma formeel van start gaat.

De besturingsprincipes van het programma worden bevestigd en de besturing wordt uitgevoerd binnen het proces Managing the Tranches. De programmadefinitie is de basis voor de processen Delivering the Capability en Realising the Benefits. De projecten en de activiteiten worden gegroepeerd in tranches. Elke tranche levert een stapsgewijze verandering in de vaardigheden (Capabilities) van de organisatie. Aan het eind van elke tranche is er een belangrijk evaluatiepunt waarop wordt bepaald of het programma die vooruitgang boekt en die resultaten (Outcomes) bereikt, die verwacht en gewenst is, en of de verwachte baten nog wel gehaald kunnen worden. De activiteiten van Delivering the Capability en Realising the Benefits worden herhaald voor elke tranche.

Het proces Closing a Programme wordt uitgevoerd als het programma eindigt, als de vaardigheden uit de blauwdruk gerealiseerd zijn, en de resultaten uit het visiedocument en de business case behaald zijn. Verdere evaluaties kunnen nodig zijn na de programma-afsluiting om de realisatie van de baten te bepalen en te meten.

MSP Governance Themes

De MSP Governance Themes, zoals Organisation, ondersteunen de MSP processen:

  • Organisation: Er wordt door MSP een duidelijke organisatiestructuur en een duidelijke set van rollen en verantwoordelijkheden voorgeschreven. Hierdoor wordt een duidelijke en effectieve besluitvorming mogelijk gemaakt. Het geeft de individuen binnen het programma helderheid over de mate van autonomie voor hun eigen acteren. Er is een sponsorgroep van senior management en er is een SRO met de uiteindelijke verantwoordelijkheid.
  • Vision: MSP hecht veel waarde aan een sterke visie op de betere toekomst. Het is een uitgelezen middel voor het meekrijgen van betrokkenen en voor de motivatie deel te nemen aan het programma. De visie behoort een makkelijk communiceerbaar en verifieerbaar beeld van de toekomstige situatie te zijn.
  • Leadership and Stakeholder Management: Stakeholder Management is ervoor om te zorgen dat alle belanghebbenden geïdentificeerd worden, hun belangen in het programma begrepen worden en daarnaar geacteerd wordt. Leadership is gekoppeld aan Stakeholder Management, omdat MSP er van uit gaat dat een verandering gestuurd met worden/er moet richting gegeven worden, en het volstaat niet de verandering alleen te regelen/managen.
  • Benefits Realisation Management: In MSP is Benefits Realisation Management een kernactiviteit. Het gaat daarbij om het inventariseren, optimaliseren, plannen, monitoren van en aansturen op de verwachte baten van het programma.
  • Blueprint Design and Delivery: Waar een visie een gemakkelijk te communiceren beeld van de toekomstige situatie is, is de blauwdruk een nauwkeurige beschrijving van die toekomstige situatie in termen van business modellen, organisatiestructuren, processen, informatiestromen en technologie (ofwel vaardigheden). De blauwdruk wordt aan het begin van het programma ontworpen en gedurende het programma onderhouden.
  • Planning and Control: Bij Programme Planning and Control is er allereerst het programmaplan als basis voor de besturing van het programma. Aspecten die bij het besturen van het programma van belang zijn, zijn de projectportfolio, de inzet van de schaarse middelen en de identificatie van de tranches.
  • Business Case: Business Case Management betreft het definiëren en het beheren van de Business Case als de verantwoording van het programma. De Business Case is de optimale mix van de baten, de risico’s bij het realiseren van die baten, de benodigde kosten en het tijdschema. De Business Case moet antwoord hebben op de vraag: is het programma (nog) betaalbaar, (nog) uitvoerbaar, (nog) conform de gewenste prijs-kwaliteitverhouding en is over alle opties nagedacht.
  • Risk Management and Issue Resolution: Bij Risk Management and Issue Resolution gaat het erom een strategie te hebben om huidige en mogelijke problemen te beheersen, zowel op programma als op projectniveau en daarnaar te acteren.
  • Quality Management: Tijdens het volledige programma moet men ervoor zorgen dat de eindproducten van het programma geschikt zijn voor de programmadoelstellingen. Kwaliteitsbewaking omvat vele aspecten: configuratiebeheer, Change Control, Quality Assurance, reviews van en audits op producten, bewaking van de programmaprocessen en programmaprocedures.

Inzetbaarheid van de theorie (in welke situaties kan de theorie gebruikt worden?)

MSP is dusdanig flexibel dat het voor alle veranderingsprocessen bruikbaar is.

Templates en voorbeelddocumenten

Nederlandstalige templates:

Engelstalige templates:

Voorbeeld documenten: 

Publicaties en overige documenten:

Externe links