MINCE

MINCE - A Framework for Organizational Maturity

Oorsprong

Met het ontwikkelen van de voorlopers van MINCE is rond 2003 begonnen door ervaren project-, programma- en interimmanagers van PinkRoccade Atribit. Uit deze basis is uiteindelijk ook de loot ontstaan die in 2007 het boek *MINCE - A Framework for Organizational Maturity, MINCE2 Foundation - Remco Meisner, ISBN 9789087530471, Van Haren Publishing, 2007, opleverde. In datzelfde jaar werd ook de Stichting MINCE2 Foundation opgericht, de hoeder van het framework. De intellectuele eigendom van MINCE is door de auteur ing. Remco Meisner MBA CCMM geschonken aan de Stichting MINCE2 Foundation.
In november 2007 is versie 1.0 van dit framework openbaar gemaakt. Sedertdien wordt MINCE onderhouden door de Stichting MINCE2 Foundation (meestal aangeduid als de MINCE2 Foundation).
De MINCE2 Foundation bestaat uit twee organen: De Board en de Advisory Board. De Board bepaalt het beleid en beschikt daartoe over vijf bestuurszetels. De Advisory Board bewaakt het MINCE model en haar toepassingen inhoudelijk en kent geen limitering. De Advisory Board adviseert de Board.

De essentie van MINCE

MINCE stelt vast in hoeverre een organisatie in staat is in te spelen op veranderingen in haar omgeving.
Een MINCE onderzoekt leidt tot een gestandaardiseerd rappport (een MINCE Report genaamd) en daarin kunnen ook concrete vanuit deze methodiek aangedragen verbetermogelijkheden worden aangedragen. MINCE is mensgericht, hetgeen impliceert dat de visie van de betrokken individuen het meetresultaat bepaalt en dat de verbetersuggesties zich vooral richten op het verbeteren van de individuele en groepsprestaties.

Uitgangspunten

MINCE beschouwt organisaties vanuit zes perspectieven (Towers genaamd).
Een verhoging van de effectiviteit wordt bereikt indien deze zes perspectieven ieder langs een (identiek) setje van vijf Critera worden uitgewerkt, maar dit is niet vereist.
Op elk van de zes Towers zal een organisatie over een bepaald volwassenheidsniveau (aangeduid als Maturity Level) beschikken. Hoe hoger dit volwassenheidsniveau, des te beter is de organisatie in staat in te spelen op veranderingen in haar omgeving.

Teneinde van het actuele volwassenheidsniveau te migreren naar het gewenste ambitieniveau, draagt de methodiek verbetersuggesties aan (aangeduid als Action Flavors). Er zijn zeven verschillende Action Flavors. Alle aangedragen verbetersuggesties bevinden zich in de zogenoemde Long List van het MINCE Report, waar zij zijn gerangschikt langs de assen van de Action Flavors en deze van de Towers.
Uiteindelijk maakt de opdrachtgever een keuze uit deze Long List. Dit resulteert in de Short List. Deze selectie gebeurt door de dominante Action Flavors te bepalen. Vervolgens worden de verbetersuggesties die onderdeel zijn van deze dominante Action Flavors uitgewerkt tot Scenario's. De resulterende Scenario's zijn feitelijk de aanzetten voor een verbeterprogramma, een reeks verbeterprojecten of een andere projectmatige aanpak waarmee ze worden geimplementeerd in de lijnorganisatie.

Opbouw van het model

MINCE onderscheidt zes Towers, die het totaalbeeld van de onderzochte organisatie en haar ketenpartners omvatten, aangeduid met Romeinse cijfers en hun benaming:

I People (mensen vormen naar de mening van MINCE de kern van de organisatie);
II Methods & Techniques;
III Customer (ketenpartijen beinvloeden de volwassenheid van de onderzochte organisatie);
IV Realization (het voortbrengingsproces, mede in de lijnorganisatie);
V Knowledge (individueel geincorporeerde kennis en kennisbehoud);
VI Supporting Services (ondersteuning van de lijn en van projecten plus programma's).

Hiernaast gebruikt MINCE vijf volwassenheidsniveaux (Maturity Levels), die zijn overgenomen van het EFQM model. Zij worden aangeduid met cijfers:

1 Activities: het voltooien van activiteiten is het hoofddoel;
2 Processes: produceren volgens voorschriften;
3 Systems: een terugkoppellus ter verbetering is geimplementeerd;
4 Supply Chain: interactie met ketenpartners vindt plaats;
5 Quality: de organisatie is toonaangevend op bepaalde gebieden.

Ter verdieping wordt het in combinatie met de Towers en Levels toepassen van Criteria aanbevolen. Deze worden aangeduid met hoofdletters:

A Leadership: in hoeverre is men maatgevend ten opzichte van anderen?;
B Staff: Over welke competenties, kennis en ervaring beschikt men?;
C Policy: Is het beleid voldoende duidelijk en ontsloten?;
D Means: Zijn de middelen feitelijk beschikbaar als het erop aan komt?;
E Instructions: Weten medewerkers wat van ze wordt verwacht?

De uiteindelijke verbetersuggesties die MINCE aandraagt worden aangeduid als Action Flavors:

AF1 Quickening: het met voldoende snelheid produceren van resultaten;
AF2 Broadening: het betrekken van de organisatie en haar ketenpartners in voldoende breedte;
AF3 Deepening: verdieping van deskundigheid en betrokkenheid van groepen en individuen;
AF4 Preservation: vasthouden en ontsluiten van geleerde lessen;
AF5 Tailoring: toesnijden van maatregelen op het publiek dat zij raken;
AF6 Interrelating: in onderling verband verbeteren van individuen, groepen, afdelingen, keten etc.;
AF7 Explicitation: heldere en duidelijke algemene doelen aan de verbeterslagen verbinden.

Inzetbaarheid van het model

MINCE is zeer effectief indien het model ingezet wordt in organisaties die projectmatig werken of die over willen gaan naar projectmatig werken.
MINCE richt zich met name op de bestendige organisatieverbetering en legt daartoe de nadruk op de medewerker (de mens) als bepalende factor met betrekking tot het succes van organisaties.
MINCE beschouwt organisaties niet per definitie als equivalent van 'bedrijf' of 'onderneming'. Een organisatie kan in MINCE perspectief ook een netwerkorganisatie zijn of een (georganiseerd) samenwerkingsverband tussen individuen.

Gebruik van het model

De meting van het volwassenheidsniveau gebeurt op basis van enquetes (Bronze) of op een bepaalde combinatie van enquetes en interviews (Silver of Gold).

Een Bronze meting geeft het huidige Maturity Level aan, maar kan niet of nauwelijks aanduiden welke verbeteringen mogelijk zijn.
Een Silver meting geeft het huidige Maturity Level aan en bovendien inzicht in de verbetermogelijkheden.
Een Gold meting is de krachtigste variant, omdat deze wordt uitgevoerd onder leiding van medewerkers van de eigen organisatie. Een Gold meting is voor het overige gelijk aan een Silver meting, met dit verschil dat het voor de uitvoerenden gecompliceerder is en de betrokken organisatie maximaal resultaat opleveren zal.

De meetresultaten worden verkregen door de samenwerking van vier groepen. Dit zijn de zogenoemde:

(1) MINCE Group: de MINCE materiedeskundigen, externen of eigen medewerkers;
(2) Target Group: de opdrachtgevers binnen de onderzochte organisatie(s);
(3) Peer Group: de medewerkers binnen de onderzochte organisatie(s) die bijdragen aan de uitvoering van het onderzoek;
(4) Employee Group: alle medewerkers van de onderzochte organisatie(s) die geraakt worden door het MINCE onderzoek en/of hetgeen daaruit voortvloeit.

Voor het toepassen van MINCE is geen vergoeding aan de MINCE2 Foundation verschuldigd. De MINCE2 Foundation is wel zeer geinteresseerd in toepassingen van de methodiek, dus meldingen (via praeses@MINCE2.org zijn bijzonder welkom) en zal daarbij desgewenst assisteren.

MINCE kan zowel toegepast worden door gecertificeerde als ongecertificeerde onderzoekers.

Gecertificeerden hebben met succes een examen afgelegd bij de MINCE2 Foundation en zij hebben daarbij vanuit deze non-profit organisatie een praktijkgerichte opleiding gekregen. Zij beschikken over een schriftelijk certificaat en zij staan bij de MINCE2 Foundation geregistreerd. Er zijn vier verschillende certificeringsniveaux:

MINCE Basic Certificate: De gecertificeerde beschikt over voldoende kennis van de MINCE grondbeginselen, unique selling points e.d. Noodzakelijke eerste stap voor de andere drie opleidingsniveaux.
MINCE Bronze Certificate: De gecertificeerde is aantoonbaar in staat bij externe organisaties MINCE metingen op basis van enquetes (Bronze niveau) voor te bereiden, te realiseren en af te ronden in de vorm van een gestandaardiseerd eindrapport. In het rapport is op dit niveau nog geen long list met verbetersuggesties opgenomen. De gecertificeerde kan de ontvangende organisatie zodanig voorbereiden dat men daar zelfstandig in staat is verder te gaan met MINCE.
MINCE Silver Certificate: De gecertificeerde is aantoonbaar in staat bij externe organisaties MINCE metingen op basis van interviews (Silver niveau) of op basis van enquetes (Bronze) niveau voor te bereiden, te realiseren en af te ronden in de vorm van een gestandaardiseerd eindrapport. In het eindrapport is ook de long list met verbetersuggesties opgenomen. De gecertificeerde kan de ontvangende organisatie zodanig voorbereiden dat men daar zelfstandig in staat is verder te gaan met MINCE.
MINCE Gold Certificate: De gecertificeerde is aantoonbaar in staat bij zowel externe organisaties als de eigen organisatie MINCE metingen op basis van interviews of op basis van enquetes voor te bereiden, te realiseren en af te ronden in de vorm van een gestandaardiseerd eindrapport. In het eindrapport is ook de long list met verbetersuggesties opgenomen. De gecertificeerde kan de ontvangende organisatie zodanig voorbereiden dat men daar zelfstandig in staat is verder te gaan met MINCE.

Ongecertificeerden kunnen zich bij het toepassen van MINCE baseren op hetgeen in de literatuur over het model is beschreven.
Voor het vaststellen van de volwassenheid (Maturity Level) van een organisatie zijn drie verschillende meetvarianten beschikbaar gesteld:
Bronze: Het Maturity Level wordt bepaald op basis van enquetes. De interpretatie van de meetresultaten geschiedt bij voorkeur door een MINCE Bronze gecertificeerde medewerker.

Documenten

• MINCE - A Framework for Organizational Maturity, MINCE2 Foundation - Remco Meisner, ISBN 9789087530471, Van Haren Publishing, 2007,
• Wegwijzer voor Modellen voor Organisatievolwassenheid bij Projectmanagement, IPMA-NL, ISBN 9789087531683, Van Haren Publishing, 2009.