Krachtenveldanalyse

De projectkaart

Een project wordt beinvloedt door een veelheid aan “partijen” die allemaal belangen hebbent. Een deel van die partijen is vertegenwoordigd in het ‘projectproces’, zoals de opdrachtgever, de leden van een stuurgroep of klankbordgroep. Anderen zijn niet vertegenwoordigd, maar proberen toch macht uit te oefenen. Om je als projectleider voor te bereiden op deze invloeden is het goed, ze te bestuderen en maatregelen te treffen.
Een manier om die buitenwereld te beschrijven is de projectkaart. We brengen de partijen “in kaart”. Een projectkaart of een ander vergelijkbaar hulpmiddel stelt ons in staat te analyseren welke partijen een relatie hebben met ons project en langs welke wegen invloed wordt uitgeoefend. Een voorbeeld van zo’n projectkaart zien we in de figuur.

Figuur 1 Voorbeeld van een projectkaart (naar Groote e.a. Projecten Leiden)
Partijen zijn van belang omdat ze invloed uitoefenen op het welslagen van het project. Daarbij gaat het om verschillende typen invloed, zoals:

• bevorderen van het projectsucces: partijen die willen dat het projectresultaat behaald wordt. Dat zijn partijen om in ere te houden.
• wijzigen van het projectresultaat: partijen die wel willen dat het project een succes is, maar die het niet eens zijn met de gekozen richting. Deze partijen moeten wel gehoord worden, omdat ze wellicht nuttige voorstellen hebben, maar wellicht moeten ze vervolgens op afstand gehouden worden, als hun ideeën worden afgewezen.
• afwijzen van het project. Partijen die in het prohject een gevaar zien voor hun eigen positie of werkwijze. Deze partijen moeten òf worden overgehaald hun standpunt te wijzigen, òf hun invloed moet worden geminimaliseerd. In extremo betreft het hier partijen die tegen élk project zijn, omdat ze geen veranderingen willen.
• sommige partijen zijn een gevaar als ze te weinig willen, bijvoorbeeld de eindgebruiker van het projectresultaat. Onverschilligheid kan de doodsteek zijn voor het projectsucces.

Opzet van de projectkaart

In de projectkaart staat de projectleider centraal. Daaromheen geeft de projectleider aan welke partijen invloed uitoefenen op zijn project. Al die invloeden kunnen gekwalificeerd worden:

• Is de invloed positief of negatief voor het project
• ordt de invloed direct binnen het project uitgeoefend of indirect door het beïnvloeden van andere partners
• Welke macht heeft de partij in het politieke krachtenspel
• Hoe “sterk” is de invloed, hoeveel belang hecht de partij aan het uitoefenen van invloed
• Hoe goed kent de projectleider de partij en hoe toegankelijk is de partij voor hem.

De verschillende kwalificaties van partijen kunnen schematisch in de projectkaart weergegeven worden (door kleurtjes, vormen van de verbindingslijnen, het gebruik van tekstopmaak, etc.). Waak eer wel voor om een zodanige kakefonie van opmaakelementen te gebruiken dat de gemiddelde gebruiker er niets meer van snapt.

Omgang met gebruikers

Met alle typen gebruikers zullen we op een speciale manier moeten omgaan.

De eindgebruikers zijn van belang omdat het product voor hen gemaakt wordt. Het resultaat is alleen geslaagd als de eindgebruiker tevreden is. Dat betekent dat de eindgebruiker in een vroeg stadium bij het ontwerp betrokken moet worden.

Een veelgehoorde misvatting is dat de eindgebruiker zich aan moet passen, omdat immers de experts in het projectteam zitten en die weten wat er te koop is in de wereld. De expertise van het projectteam is echter een andere dan de expertise van de eindgebruiker. Nemen we als voorbeeld een projectteam dat een computerprogramma ontwikkelt voor een boekhouding. De expertise van het projectteam ligt dan op het terrein van de computerprogramma’s. De expertise van de eindgebruiker (de boekhouder) ligt op het terrein van de boekhouding. De boekouder wil zelfs helemaal geen computerprogramma, hij wil een boekhoudsysteem, of dat nu op een computer werkt of niet.

Een zal zich salesmanager afvragen “of een product verkoopbaar is”, dat wil zeggen of hij eindgebruikers in het product kan interesseren. Andere gebruikers zijn geïnteresseerd in de onderhoudbaarheid van het systeem en in de documentatie. Voor bepaalde aspecten is het advies van deze gebruikers bij het ontwerp van belang. Zo zal een commercieel medewerker vanuit zijn expertise iets kunnen zeggen over de manier waarop een klant naar een product kijkt. Bij andere aspecten is het belangrijker dat gebruikers hun oordeel kunnen geven bij de oplevering: is de documentatie compleet, is het product echt “af”, of moet er nog het een en ander gebeuren?
Er zijn belangstellenden die geheel buiten het project staan, maar toch een belang hebben (bv. omwonenden bij een infrastructuurproject). Tot betrekkelijk kort geleden werd deze groep geheel verwaarloosd. Met de opkomst van de “directe democratie”, dus actiegroepen en verwante bewegingen werden de belanghebbenden wel gezien, maar niet gewaardeerd. Belanghebbenden waren “lastig” en “werkten vertragend”. Langzamerhand komt er echter een inzicht dat belanghebbenden ook constructief gewaardeerd kunnen worden. Zij hebben bijvoorbeeld een specifieke “lokale” kennis die door het projectteam gebruikt kan worden. Ook anderszins kan een positief gebruik gemaakt worden van belanghebbenden in de vorm van actiegroepen of pressiegroepen. Ze kunnen meedenken, ze kunnen contact leggen met andere betrokkenen, e.d. Het belangrijkste hierbij is dat de projectgroep leert om te denken in een “win-win” situatie, waarbij geoptimaliseerd wordt naar de som van de winst van beide partijen. Dit staat in contrast met de gebruikelijke opvatting dat de winst van de andere partij verlies voor jezelf betekent (“win-lose”). Denken in “win-win” leidt tot samenwerking, denken in “lose-lose” leidt tot vechten.