Contractmanagement

Een project is een tijdelijke organisatievorm met een specifieke doelstelling. Deze doelstelling moet binnen de daarvoor beschikbare tijd en geld (budget)worden gerealiseerd.

Het lijkt voor de hand te liggen dat er, voordat een project ingericht en gestart wordt, een formeel contract opgesteld wordt waarin de doelstelling en de randvoorwaarden voor de realisatie worden vastgelegd. Interne overeenkomsten (bijvoorbeeld een overeenkomst tussen partijen van dezelfde organisatie voor het verkrijgen/leveren van goederen en diensten horen hier ook bij. In de praktijk worden, met name interne, projecten vaak zonder een een vorm van contract uitgevoerd.
Contractvoorwaarden horen, in algemene zin, tot de competenties van de projectleider. Bij wat ingewikkelder contracten zal echter al gauw een jurist betrokken worden.

Contracten

Contracten kunnen verschillen, het onderwerp van het contract kan variëren, de bedoeling van een contract kan velerlei zijn en tenslotte moet een contract ingebed zijn in de cultuur van de organisatie (en omdat er bij een projectcontract altijd meer partijen een rol spelen, moet het passen in alle betrokken culturen).
De basis van een contract is het verbintenissen-recht, waarin verplichtingen tussen partijen worden geregeld. Verbintenissen zijn (in beginsel) vormvrij (een contract hoeft dus ook niet op, papier te staan! Een contract hebben we vooral nodig als er onzekerheid bestaat over wat er gedaan moet worden en hoe het eindresultaat er uit zal zien
Een contract is de overeenstemming tussen (meer dan een) partijen om over en weer diensten en/of goederen (geld) te leveren.
Een contract regelt het resultaat van een project, in het algemeen niet welke activiteiten nodig zijn om dat resultaat te verwezenlijken. De bedoelingen van de opdrachtnemer zijn (officieel) minder belangrijk . Daarmee is de opdrachtgever de ‘eigenaar’ van het resultaat en de opdrachtnemer de ‘eigenaar’ van de werkwijze.
In een contract leggen we vast, hoe de opdrachtnemer de opdrachtgever van dienst zal zijn. De bruikbaarheid van het resultaat is dus is belangrijker dan de precieze vorm ervan.

Waarom een contract

Een contract dient voor het verschaffen van duidelijkheid. Een contract heeft minder functie in het vastleggen van rechtsverhoudingen.
Een contract kan zijn:

• een inspanningsverplichting: de contractant belooft dat hij een professionele inspanning zal leveren om de opdrachtgever een dienst te bewijzen
• Een resultaatverplichting: de contractant belooft dat hij de opdrachtgever een omschreven resultaat zal leveren.

Dit zijn geen gescheiden begrippen, maar geven de uiteinden van een continuüm aan.
Daarnaast kunnen allerlei zaken geregeld worden over het resultaat, de wijze waarop dat wordt geleverd en regelingen rond het afwijken van het contract. Dat is voer voor juristen.
In samenhang met het contract moeten verantwoordelijkheden en bevoegdheden van partijen worden vastgelegd. In grote lijnen kunnen we zeggen dat naarmate het contract meer resultaatgericht is, verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de opdrachtnemer uitgebreider moeten zijn.

Vormen van contracten

Bij contracten wordt afgesproken hoe de risico's van het project verdeeld worden. We zien dus een continuüm, waarbij aan het ene uiterste alle risico's bij de opdrachtnemer (het project) liggen en in het andere uiterste geheel bij de opdrachtgever. Het ligt van de hand, dat het eerste vooral voorkomt bij resultaatverplichtingen en het tweede vooral bij inspanningsverplichtingen.
Kenmerkende vormen zijn:

• Lump sum (fixed price): de opdrachtnemer krijgt een vast bedrag en moet maar zien hoe hij uitkomt. Eventueel kunnen enkele onderdelen daarvan uitgezonderd worden.
• regiecontract (cost reimbursement): het risico ligt vrijwel geheel bij de opdrachtgever (de opdrachtgever heeft de regie). Ook hier kan het risico voor beschreven onderdelen bij de opdrachtnemer gelegd worden
• fixed price met prijsherbepalingsformule: de eerste levering(en) worden tegen een vaste prijs gedaan, daarna kan over verdere leveringen heronderhandeld worden. Wordt vooral toegepast bij lange termijn contracten
• incentive- en boetebepalingen: bij een contract kan bepaald worden dat de opdrachtnemer een boete moet betalen bij te laat (of slecht) leveren of een premie krijgt bij eerder (of beter) leveren. De condities waaronder incentives of boetes worden toegepast moeten duidelijk omschreven worden.

Uiteraard zijn er diverse variaties op deze beginselen mogelijk.

Werken met contracten

Om een contract zinvol te laten zijn, moet het resultaat gekoppeld zijn aan een planning en een beheersorganisatie. Hoewel de opdrachtnemer op zich vrij is in de uitvoering, kan de opdrachtgever vertrouwen in de opdrachtnemer krijgen als planning en beheersing haalbaar lijken. De opdrachtgever zal daarom vaak vragen naar een planning, een S-curve, de beschikbare resources, om te beoordelen of redelijkerwijs het contract haalbaar is. Opdrachtnemer en opdrachtgever beslissen samen dat het nu omschreven resultaat nagestreefd zal worden. In feite is dit het moment waarop het contract wordt gesloten (handshake), nu rest alleen de verduidelijking in de beschrijving.
De basis van een contract is gelegen in:

• communicatie: de opdrachtnemer leert wat de opdrachtgever wil bereiken (waarom het resultaat, wat doe je er mee)
• richtinggeven: de opdrachtnemer maakt helder hoe het resultaat er uit zal zien (hoe ziet de ‘wereld’ er uit na afloop van het project)

Je kan geen contract afsluiten, als er geen onderzoek is geweest naar:

• de huidige situatie: wat zijn de afwijkingen van de gewenste situatie, welke mogelijkheden biedt de huidige situatie, welke knelpunten zijn er
• de risico’s: kan het gewenste resultaat wel bereikt worden, welke onzekerheden zitten daar in, kunnen die onzekerheden beheerst worden.
• moment waarop het contract gesloten wordt

We moeten niet vergeten, dat een contract dat niet wordt uitgevoerd zinloos is. In de praktijk zien we vaak dat mensen het gevoel hebben, dat het nemen van de beslissing de essentie is. In het bijzonder moeten we ervoor zorgen, dat het proces energie blijft krijgen, totdat het resultaat aan de opdrachtgever wordt afgeleverd. Evenzo moet de opdrachtgever zich met het proces blijven bemoeien, het blijft zijn resultaat.

Hulpmiddelen

Het organiseren van een contracteringsproces wordt vereenvoudigd door:

• standaarden: helpen de duidelijkheid
• een projectenbureau (PMO): helpt de organisatie van het werk
• strategisch management: zorgt ervoor dat de juiste contracten worden gesloten en uitgevoerd

Waarover moeten we een contract sluiten (wat moeten we helder maken)?

Fig.1: elementen van een contract

• Het resultaat in engere zin: het resultaat zoals we het zien (een fiets)
• Met wat er allemaal bijhoort: alle zaken rondom het resultaat die ook nodig zijn (fietspomp, fietsverzekering, fietsslot, fietstas)
• Alles wat moet, maar niet door ons wordt gedaan (is een waarschuwing voor de opdrachtgever) (fietspad, fietsenstalling, fietsvaardigheid)
• Alles wat door ons niet beïnvloed kan worden, maar wel invloed heeft (verkeerswetgeving, het weer)

Welk contract wordt afgesloten rond project(resultaat)

Fig.2: Contractering naar opdrachtgever en naar interne organisatie

Er zijn veel bewegingen rond het contract:

• Opdrachtgever en management moederorganisatie sluiten (extern) contract tot
• • levering van het ‘verkocht product’
  • betaling van de ‘aanneemsom’
• Management en projectleider sluiten intern contract
• • voor het vastgestelde ‘budget’ maakt de projectleider met zijn team het ‘projectresultaat’
  • zowel het (interne) ‘budget’ als het ‘projectresultaat’ hoeven niet gelijk te zijn aan ‘aanneemsom’, resp. ‘verkocht product’
• Uiteindelijk is er een gebruiker (bij opdrachtgever) die het product gaat gebruiken
• Doelen van opdrachtgever zijn in het algemeen niet gelijk aan doelen management

Waarom zijn er verschillen tussen budget en aanneemsom en tussen projectresultaat en verkocht product? Dat heeft vooral te maken met het feit dat de organisatie waarin het product wordt gerealiseerd meer doet dan alleen dit project:

• Niet alleen de kosten van het projectteam, maar ook de overhead moet worden verdiend
• Het kan zijn, dat het projectresultaat meer doelen dient dan alleen het verkochte product. Denk aan het ontwikkelen van een nieuwe productreeks, aan het openbreken van een nieuwe markt, etc. Maar je kan ook denken aan het opleiden van nieuwe mensen binnen dit project.

Contracten en cultuur

De vorm van een contract is vooral afhankelijk van de cultuur van de ondertekenaars: een Amerikaan wil een gedetailleerd contract, een Arabier voelt zich beledigd door een geschreven contract. Machtsculturen handelen vanuit de vriendschap, rolculturen vanuit de omschreven regels. In onderstaande figuur worden daarover wat gedachten weergegeven (gebaseerd op de cultuurdimensies van Harrison, zie Cultuur).