Scopecreep

Definitie: 

Scopecreep is het fenomeen waarbij de scope langzaam en bijna ongemerkt wordt uitgebreid zonder dat een nieuwe scope expliciet is vastgesteld. Hierdoor worden geld en tijd besteed aan activiteiten en producten die niet zijn begroot cq gepland en de overrun is een feit. Scopecreep is een serieus risico voor ieder project.

Oorzaken van scopecreep

In het algemeen zijn twee bronnen van scopecreep te onderscheiden:

  • de opdrachtgever: als de opdrachtgever bij de start van het project onvoldoende helder heeft wat hij wil, kan hij in de verleiding komen om tijdens het project steeds iets meer te willen (doe dat er nog even bij).
  • de teamleden: vooral technisch specialisten zijn vaak geneigd om meer uit te gaan van het 'technisch mogelijke' dan van het 'door de opdracahtgever gevraagde'. Vooral als de projectmanager weinig zicht heeft op het werk van deze specialisten, kan de scope van het project ongemerkt groeien.

Beheersing van de scope

  • Een goede afstemming van de scope is een eerste voorwaarde. Als de scope niet duidelijk is dan is scopecreep heel moeilijk te beteugelen.
  • Een heldere procedure voor het geval een wijziging van de scope gewenst is. Zeker als de looptijd van het project wat langer is, is het waarschijnlijk dat er nieuwe cq gewijzigde inzichten ontstaan over de scope van het project. Een wijzigingsprocedure dient te voorzien in een mechanisme waarmee de scope kan worden uitgebreid cq gewijzigd.
  • Bewustzijn bij alle projectmedewerkers van de gevaren van dit fenomeen voor alle betrokken partijen. Scopecreep is niet alleen een gevaar voor de opdrachtnemer (bv in geval van een vaste prijs overeenkomst wordt meer geleverd) maar ook voor de opdrachtgever. Immers het onbewust uitbreiden van de scope kan ongewenste effecten hebben op oplevertijdstip, kwaliteit, functionaliteit en business case.

Als de scope expliciet wordt gewijzigd, wordt de impact op planning, kwaliteit, middelen, business case etc bepaald wat leidt tot een nieuwe overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (of stuurgroep en projectmanager). Er is dan een nieuwe scope overeengekomen en we spreken dan niet meer over scopecreep. De scope is bewust gewijzgd met in achtneming van alle gevolgen en risico's. Vanaf dat moment is er een nieuwe baseline van de scope die wederom bewaakt moet worden.

IPMA publikaties

Scopemanagement

Bij de regiogroep Zuid Oost Nederland is een bijeenkomst gewijd aan scopemanagement (en dus scope-creep):

20100916 Scopemanagement Eric Menger Stef Blom