OPM3

Definitie: 

OPM3 is een raamwerk voor het beoordelen en verbeteren van de volwassenheid van projectorganisaties.

OPM3 - Organizational Project Management Maturity Model

Wat is OPM3?

OPM3 staat voor Organizational Project Management Maturity Model. De eerste editie van OPM3 is ontwikkeld tussen 1998 en 2003 door een groep vrijwilligers onder leiding van het Project Management Institute (PMI). De aanpak biedt een raamwerk voor het beoordelen (assessment) en het verbeteren (improvement) van de bekwaamheden van een organisatie op het gebied van portfoliomanagement, programmamanagement en projectmanagement. De tweede editie is verschenen eind 2008.
OPM3 is opgebouwd uit 3 elementen: de zogenaamde knowledge foundation, de assessment aanpak en de verbetering (improvement).

  • De knowledge foundation bevat de OPM3 theoretische basis: de OPM3 standaard. De knowledge foundation is gebaseerd op drie andere PMI standaarden:
  1. 'A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Fourth Edition' uit 2008
  2. 'Standard for Program Management - Second Edition' uit 2008
  3. 'Standard for Portfolio Management - Second Edition' uit 2008.

  • Het assessment beschrijft de aanpak om de bekwaamheden van de organisatie te meten ten opzichte van de OPM3 standaard. Het assessment bestaat uit processen en procedures voor de uitvoering.
  • De improvement beschrijft de aanpak om vanuit de resultaten van het assessment de verbetergebieden op het gebied van projectmatig werken te identificeren. Hieruit volgt een verbeterplan.

In 2004 is het PMI een exclusief samenwerkingsverband met Det Norske Veritas (DNV) aangegaan om ten eerste een tweetal professionele tools te realiseren: een assessment tool en een improvement tool. Ten tweede resulteerde de samenwerking in een uitgebreid certificatieprogramma voor OPM3 assessors (voor de uitvoerders van het assessment) en OPM3 consultants (voor de realisatie van het verbeterplan).

De essentie van OPM3

Met het OPM3 model moeten de bekwaamheden van een organisatie op het gebied van projectmatig werken beoordeeld kunnen worden. Aan de hand van de assessment bevindingen moet een verbetertraject uitgevoerd kunnen worden. Uitgangspunt daarbij is de coherentie tussen de strategische doelen van de organisatie en de projectmatige activiteiten door die organisatie.
Dat is de kern van een OPM3 assessment: in hoeverre is een organisatie in staat te bepalen of de projectmatige activiteiten bijdragen aan de strategische doelstellingen en in hoeverre kan de organisatie daarop sturen. Daarom kijkt het assessment naar alle aspecten van projectmatig werken vanaf de bepaling van de strategie via de disciplines portfoliomanagement, programmamanagement en projectmanagement naar de uitvoering van de projectmatige activiteiten.
Alle aspecten van projectmatig werken betekent dat niet alleen de processen beschouwd worden, maar ook de andere aspecten die bij projectmatig werken van belang zijn, zoals de organisatie binnen en rondom de projecten, programma’s en portfolio’s, de betrokken medewerkers en hun competenties en de benodigde tooling.

Uitgangspunten

De vooronderstelling van het OPM3 model is: Hoe groter de volwassenheid van een organisatie op het gebied van projectmatig werken, des te effectiever en efficiënter de organisatie in het uitvoeren van projectmatige activiteiten, en dus des te hoger de strategische slagkracht van de organisatie.
OPM3 is georganiseerd rondom zogenaamde best-practices. In het algemeen beschrijft een best-practice de optimale werkwijze waarop een doelstelling wordt bereikt; deze werkwijze wordt algemeen aanvaard als de optimale werkwijze door een bepaalde discipline, industrie of markt. OPM3 betreft projectmatig werken en voor OPM3 is een best-practice dan ook iets specifieker de optimale manier waarop een project, programma of portfolio wordt uitgevoerd in termen van succes, voorspelbaarheid, effectiviteit en efficiëntie.
Het OPM3 model is bedoeld voor organisaties zelf; organisaties moeten zelf hun volwassenheid op het gebied van projectmatig werken willen meten en verbeteren. Het model is niet bedoeld als kwaliteitskenmerk voor de buitenwereld. Het is dan ook (nog) niet mogelijk een keurmerk voor de organisatie vast te stellen, zoals bij het CMMI model (in de staged representation) wel mogelijk is.

Opbouw van OPM3

Zoals beschreven is OPM3 opgebouwd uit 3 elementen: de knowledge foundation, de assessment aanpak en de verbetering (improvement).
De knowledge foundation bevat de OPM3 standaard. De standaard is georganiseerd in zogenaamde best-practices. Er zijn 586 best-practices in OPM3. Bij elke best-practice behoren twee of meer capabilities. In totaal zijn er 2109 capabilities. Een ‘capability’ ofwel bekwaamheid is een competentie van de organisatie die nodig is om de processen binnen de best-practice uit te kunnen voeren. En het bewijs dat een capability aanwezig is wordt geleverd door de bij de capability behorende outcomes. Een ‘outcome’ is het doorgaans tastbare resultaat van de capability. Aan een outcome kan ten slotte een ‘Key Performance Indicator’ (KPI) gekoppeld worden, waarmee kwalitatief en kwantitatief bepaald kan worden of een outcome daadwerkelijk bestaat en in welke mate.
Zo is er binnen het OPM3 model de best practice ‘Establish Internal Project Management Community’, met daaraan gekoppeld 4 capabilities. Eén van deze capabilities is ‘Facilitate Project Management Activities’. Een outcome van die capability is ‘Local initiatives – the organization develops pockets of consensus around areas of special interest’. Een KPI dat is opgezet bij deze outcome is ‘The Community adresses local issues’.
Best practices en capabilities kunnen onderverdeeld worden volgens twee assen: Er is het projectmanagement domein (project, programma en portfolio) en er is het volwassenheidniveau (standardize, measure, control, continuously improve).
Het niveau continuously improve is het meest geavanceerde niveau. De besturing van de processen is op dat niveau volledig pro-actief. Om dit niveau te bereiken is het control niveau een voorwaarde. In dat niveau is het mogelijk om op basis van objectieve gegevens de processen bij te sturen. Om te kunnen bijsturen dient het measure niveau bereikt te zijn, immers op dat niveau wordt de performance van de processen kwantitatief onderbouwd. Measure is weer afhankelijk van standardize, immers om de processen te meten moeten ze gestandaardiseerd aanwezig zijn.
Voor elke combinatie van domein en niveau geldt dat de organisatie er aan voldoet als alle bijbehorende best-practices door die organisatie zijn gedefinieerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en in gebruik, als alle bijbehorende capabilities aanwezig zijn en door middel van outcomes en KPI’s onderbouwd kunnen worden.

Gebruik van OPM3

Het OPM3 model kan worden toegepast onafhankelijk van het type organisatie, de grootte ervan, de geografische verspreiding enzovoorts, onafhankelijk van de huidige volwassenheid op het gebied van projectmatig werken en onafhankelijk van de ambitie van de organisatie op het gebied van projectmatig werken. Het model is aanpasbaar aan de specifieke organisatie waarop het wordt toegepast. Immers voordat het uiteindelijke assessment begint wordt al ingeschat op welke disciplines (portfoliomanagement, programmamanagement of projectmanagement of een combinatie hiervan) het assessment toepasbaar moet zijn en welke volwassenheidsniveaus (standardize, measure, control of continuously improve) beoordeeld moeten worden. Hierop kunnen de best-practices in scope geselecteerd en de vragenlijst aangepast worden.

Er zijn twee mogelijkheden waarop OPM3 kan worden toegepast:
Allereerst is er het OPM3 self assessment. Dit assessment kan door medewerkers van de organisatie zelf worden uitgevoerd. Het self assessment bestaat uit 151 vragen. De beantwoording van deze vragen geeft een globale inschatting van de volwassenheid van de organisatie en een globaal inzicht in de verbetermogelijkheden.
Ter ondersteuning van het self assessment is een webapplicatie ontwikkeld door het PMI. Na beanwoording van de vragen kan een eenvoudig rapport gegenereerd worden.
Een self assessment wordt vaak gebruikt om het uitvoerige assessment voor te bereiden.
Het uitvoerige assessment kan uitsluitend uitgevoerd worden door gecertificeerde assessoren, die gebruikmaken van de professionele DNV tooling, de OPM3 ProductSuite. De basis van deze uitvoerige versie is een vragenlijst van meer dan 2000 vragen. Door middel van open vragen en stellingen achterhalen de assessoren de informatie, waarmee de vragen beantwoord kunnen worden. Per vraag wordt bepaald of het desbetreffende onderwerp inderdaad gedefinieerd is door de organisatie, en vervolgens gedocumenteerd, gecommuniceerd en in gebruik.
De DNV tooling ondersteunt de automatische generatie van een assessment rapport en een verbeterplan, die handmatig door de gecertificeerde assessoren en de consultants aangepast moet worden.

Herhaalbaarheid

De drie elementen van OPM3 (knowledge foundation, assessment en improvement) maken onderdeel uit van een cyclus met achtereenvolgens de stappen: voorbereiden van het assessment vanuit de knowledge foundation, uitvoeren van het assessment, plannen van de verbeteractiviteiten, uitvoeren van de verbeteractiviteiten, het meten van de verbeteringen. Na de laatste stap wordt begonnen met de voorbereiding van de volgende assessment. Het periodiek uitvoeren van de stappen geeft inzicht in en richting aan de groei naar volwassenheid op de lange termijn.
Indien het assessment wordt uitgevoerd door gecertificeerde assessoren, wordt gegarandeerd dat de opeenvolgende assessments op dezelfde wijze worden uitgevoerd, zodat er een helder inzicht kan worden verkregen in de groei in volwassenheid van een organisatie door de jaren heen.

Werkwijze

Met het uitvoeren van de self assessment wordt doorgaans de scope bepaald van het uitvoerige assessment. Het assessment plan wordt gemaakt en het assessment team samengesteld. Hierbij is ook de mogelijk om naast domein (project, programma, portfolio) en volwassenheidsnivo een opsplitsing te maken in deelassessments naar geografie of organisatorische indeling. Hierdoor kunnen ook delen van de organisatie op volwassenheid vergeleken worden.
Eerst wordt het aanwezige materiaal, zoals het kwaliteitssysteem, de projecthandboeken, projectplannen, voortgangsrapportages enzovoorts geanalyseerd. Vervolgens worden interviews gehouden met betrokken medewerkers, zoals vertegenwoordigers van het lijnmanagement, financial controllers, QA medewerkers, portfoliomanagers, programmamanagers, projectmanagers en projectmedewerkers, maar ook met opdrachtgevers en klanten. Tijdens de interviews stellen de assessors open vragen en poneren ze stellingen, waarmee ze zichzelf in staat moeten stellen de uitgebreide vragenlijst in het assessment tool in te vullen.
Daarna wordt een voorlopig rapportage gegenereerd en geanalyseerd. Het assessment rapport wordt aangepast door de assessors en ten slotte gecommuniceerd met de opdrachtgever van het assessment. Indien gewenst wordt er ook een verbeterplan gegenereerd en aangepast door de consultants.

Reikwijdte

OPM3 beschouwt de interne organisatie van de portfolio, het programma of het project, maar ook de samenhang met de omgeving. En OPM3 koppelt dit aan de strategische doelstellingen van de organisatie.
Met andere woorden OPM3 onderzoekt de inrichting van een organisatie opdat deze effectief en efficiënt met veranderende marktomstandigheden om kan gaan, effectief en efficiënt veranderingen door kan voeren en effectief en efficiënt producten en diensten kan ontwikkelen. Dit onderscheidt OPM3 van de meeste andere organisatievolwassenheidmodellen op het gebied van projectmatig werken.

OPM3 inzet

Hoewel het model pas in 2003 gelanceerd werd, kan het momenteel beschouwd worden als de marktstandaard op het gebied van projectmanagement volwassenheid, zo er al een marktstandaard is.
OPM3 is wereldwijd gelanceerd door het PMI op congressen en in vele publicaties. Een aantal globale spelers op het gebied van management consultancy en vele locale bureaus hebben zich aan de aanpak verbonden.
Momenteel zijn er wereldwijd al honderden assessments uitgevoerd op een commerciële basis met de DNV tooling, ook op de Nederlandse en Belgische markt. Ook zijn er tientallen assessors en consultants opgeleid door DNV.

In 2008 zijn de PMBOK, OPM3 en andere PMI standaarden herzien:

  1. A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)- Fourth Edition.
  2. The Standard for Program Management - Second Edition.
  3. The Standard for Portfolio Management - Second Edition.
  4. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) - Second Edition.

Externe links

Documenten