NCB 1.17 Informatie & documentatie

Motor achter project portfoliomanagement

Lange titel/ondertitel:

Centrale projectadministratie op basis van uniforme projectinformatie

Tijdschrift:

Projectie

Uit onderzoek van Ernst & Young blijkt dat het invoeren van Project Portfolio Management (PPM) vaak mislukt. Het knelpunt daarbij is doorgaans dat de projectplanningssystemen de centrale informatievoorziening voor het projectportfoliomanagement niet voldoende ondersteunen. De vanuit de afzonderlijke projecten geleverde informatie is gericht op het behalen van projectdoelstellingen en niet specifiek op het realiseren van het achterliggende organisatiedoel.

NCB 1.17 Informatie & documentatie

Definitie:

Informatiemanagement behelst het modelleren, verzamelen, selecteren, opslaan en terugvinden van projectgegevens.
Documentatie bevat alle gegevens, informatie, kennis en begrip die tijdens de projectlevenscyclus zijn verzameld, met name op het gebied van projectinrichting en wijzigingen daarop en alle projectmanagementdocumentatie.
Documentatiemanagement beschrijft de processen rond documenteren: produceren, distribueren, identificeren, archiveren en versiebeheer, toegang- en vertrouwelijkheidscriteria, ophalen en vernietigen.

De competentie 1.17 Informatie & documentatie omvat:

1.17 Informatie versus gegevens,
1.17 Informatiebeheer,
1.17 Informatieopslag,
1.17 Dossierstructuur,
1.17 Informatiebeheer en relatie met configuratiemanagement.

Mogelijke processtappen inzake informatie

Het projectmanagementinformatiesysteem plannen voor het project, programma of portfolio.

Informatiemanagement

Een project doen betekent iets nieuws maken of op een nieuwe manier iets maken. Nieuwe ontwikkelingen leiden tot nieuwe informatie. Al deze informatie moet worden verwerkt, beheerd en gedistribueerd.
Omdat veel van de informatie nodig is om verder te werken aan het projectresultaat moeten medewerkers aan het project op de hoogte zijn van wat binnen het project ontwikkeld wordt. In het bijzonder moeten wijzigingen in de stand van zaken tijdig worden doorgespeeld aan de teamleden die met deze informatie verder moeten werken.